거래명세서 작성법과 기능(+다양한 양식)

 

거래명세서란 공급하는 사람과 공급받는 사람의 인적 사항, 거래일자, 거래 내용, 공급가액과 세액 등이 기재되어 있는 명세서를 말합니다. 대다수의 기업에서는 거래처와의 내역을 기록하는 장부로 활용하며, 거래처와의 거래 시 거래 내용을 증명하기 위해 사용합니다. 거래명세표 단독으로는 세무 상 증빙자료로 이용될 수 없기에 세금계산서와 함께 보관하는 것이 좋습니다. 사업자가 고정 거래처와 거래를 하는 경우, 일정 기간의 거래를 합산한 세금계산서를 교부할 수 있습니다.

 

 

거래명세서의 필요성

 

 

1. 사적 증빙 및 실질과세원칙 

세법상 과세는 거래의 실질을 기반으로 이루어집니다. 이에 따라, 거래명세서는 법적으로는 인정되지 않음에도 불구하고 거래 사실을 객관적으로 증명하는 데 중요한 역할을 합니다. 거래명세서는 거래 내용을 명확히 하고, 법적 문제 발생 시 증빙 자료로 활용됩니다. 따라서, 거래명세서의 발행과 보관은 거래의 투명성과 법적 보호를 위해 필수적입니다.

 

2. 소명자료

세무서에서 부당공제 의혹이 있을 때, 거래명세서는 매입 거래의 정당성을 입증하는 소명자료로 요구됩니다. 이는 세금계산서와 함께 매입의 실제성을 증명하는 데 필수적인 문서입니다. 거래명세서와 같은 사적 증빙은 내부 관리뿐만 아니라 세무 분쟁 시 납세자를 보호하는 안전장치 역할을 합니다. 이러한 이유로, 거래명세서의 정확한 발행과 철저한 관리가 강조됩니다.

 

 

 

 

거래명세서 기능

 

 

상품 판매나 납품 시, 세금계산서나 영수증만으로는 거래의 세부 사항을 충분히 기록하기 어렵습니다. 이러한 이유로, 거래 발생 시 공급자와 공급받는 자의 정보, 거래 날짜, 거래 내용 등을 포함한 거래명세서를 작성하는 것이 필요합니다. 

 

공급자와 공급받는 자 양쪽 모두를 위한 두 부분으로 구성되어 있으며, 거래 사실과 물품 수령 여부를 명확히 할 수 있습니다. 거래명세서는 용역이나 재화 거래의 세부 사항을 기록한 중요한 증거자료로 활용되며, 비록 세무적으로 필수는 아니지만 상거래 관례에 따라 내부적으로 확인 및 보관하는 것이 좋습니다.

 

또한, 물품 인도 시에는 인수자의 확인을 받고, 거래명세서 상의 물품과 수량을 정확히 확인해야 합니다. 공급자와 공급받는 자 각각을 위한 별도의 문서로 구성되어 있기 때문에, 발행할 때 이를 유의해야 합니다.

 

 

 

 

거래명세서(거래명세표) 작성요령?

 

 

거래명세서(또는 거래명세표) 작성 시, 일반적으로 다음과 같은 구성 요소를 포함하여 문서를 준비하는 것이 표준입니다. 만약 거래명세서 양식이 없다면, 아래 안내에 따라 문서를 작성하시면 됩니다.

 

1. 거래일자

실제 물품의 거래가 이루어지는 날짜를 기재하는 것을 원칙으로 합니다.

2. 공급받는 자와 공급자 정보

거래가 이루어진 사실을 양측이 확인하기 위해 필요한 정보를 담습니다. 공급받는 자의 정보로는 상호, 사업장 주소, 전화번호, 총 거래금액 등을 포함하고, 공급자 정보에는 상호, 사업장 주소, 사업자 등록번호 등을 기재합니다.

 

3. 거래내역

거래 내역 작성 시, 거래 발생 날짜와 거래된 주요 품목을 거래 크기 순으로 기록합니다. 금액 기재는 공급가액과 세액을 별도로 나누어 기입하거나, 합산하여 기입하는 방식 중 선택할 수 있습니다.

 

 

다양한 거래명세서 양식

손익관리 Program (결산서, 거래명세서 자동 작성)	거래명세서(단위양식) 관리 Program

 

거래명세서(금액상세)	거래명세표

 

 

 

 

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