기안서 작성법과 다양한 양식 (vs 품의서)

 

기안이라 함은 의사를 결정하기 위한 문서를 작성하여 결재를 올리는 것을 의미하는 것으로, 기안서란 어떤 사항의 문제해결 방안을 작성하여 결재권자에게 의사결정을 요청하는 문서이다. 기업의 형태 · 종류 · 업무의 내용에 따라 다를 수 있으나, 통상 상급자의 지시사항을 처리하거나 자신의 업무발안, 규정의 변경 등에 이용되고 있다. 따라서, 해당 업무를 담당하는 사람은 직급 등에 관계없이 기안처리를 할 수 있으며, 의사결정이 필요한 분야라면 언제든지 기안서를 작성할 수 있다.

 

 

기안서와 품의서의 차이?

기안서와 품의서는 많이 사용되는 공식적인 문서들이다. 하지만, 두 문서는 그 목적과 내용, 그리고 결재 과정에서 중요한 차이점을 가지고 있다.

1. 목적
기안서는 주로 새로운 아이디어나 계획, 제안을 제시하고, 이에 대한 승인을 얻기 위해 사용된다. 반면, 품의서는 이미 진행 중이거나 완료된 업무의 상황이나 결과를 보고하며, 필요한 경우 추가적인 승인이나 지시를 받기 위한 목적으로 작성된다.

2. 내용
기안서는 미래 지향적인 내용을 담는다. 즉, 새로운 계획이나 프로젝트를 시작하기 전에 제안의 내용, 그 필요성, 그리고 예상되는 효과 등을 상세히 기술한다. 반면, 품의서는 업무의 진행 상황, 세부사항, 그리고 그 결과 등을 보고한다. 이는 이미 진행되었거나 완료된 업무에 대한 분석 등을 담고 있다.

3. 결재
기안서는 주로 관련 부서와 팀원들의 의견을 수렴하고 협의한 후 결재 과정을 거친다. 반면에, 품의서는 보통 구매 부서나 해당 상품 또는 서비스에 관련된 업무 담당자 등이 결재를 담당한다.

기안서와 품의서는 각자의 목적과 맥락에 맞게 사용되며, 이 두 문서를 구분하고 적절하게 사용하는 것이 효과적인 사무 처리를 위해 중요하다.

 

 

기안서의 종류

 

 

종류	내용
대내문서	회사 또는 단체에서 내부적으로 계획을 수립하거나 처리방침을 보고 또는 검토하기 위하여 결재를 받는 문서로 내부에서 상호간 협조를 하거나 보고 또는 통지를 위하여 작성하는 문서 ex) 사내규정 변경에 대한 제안서, 회사의 새로운 프로젝트 제안서, 직원 평가 보고서
대외문서	내부에서 결정된 사항을 회사 또는 단체 간에 발송하고 수발하는 문서로 일반적으로 공문서, 보고서, 제안서의 형태로 작성 ex) 제품 제안서, 프로젝트 제안서, 정부 기관에 대한 허가 요청서
전자문서	컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하거나 송수신 또는 저장된 문서 ex) 이메일을 통해 보낸 제안서, 온라인 시스템을 통해 제출된 보고서, 디지털 서명이 포함된 동의서

 

 

 

 

기안서 작성방법

 

 

좋은 기안서란 간결 · 명료하며 알기 쉽게 표현되어 전달하고자 하는 내용이 읽는 사람에게 쉽게 이해되도록 작성된 것을 말한다. 좋은 기안서를 작성하는 순서는 아래와 같으며, 작성한 기안문서에 대해 상대방이 호감을 가질 수 있도록 표현하는 것이 중요하다.

 

 

단계	과정	설명
작성전	목적 및 대상 파악	기안서 작성 목적 확립 및 관련 이해당사자 설정으로 적절한 정보와 방향 설정
	자료 조사 및 수집	기안서 작성에 필요한 정보와 데이터 조사 및 수집하여 효율성 향상
	일정 및 계획설정	기안서 작성 일정 계획하고 목표와 마감 기한 설정하여 체계적 작업 진행
작성중	내용구성	목적에 맞게 기안서 내용 계획하고 주요 내용과 포인트 정리하여 명확한 흐름 구성
	다듬기	간결하고 명료한 문장 표현 및 맞춤법, 문법 확인으로 가독성과 전문성 보장
	시각 자료 활용	필요한 경우 표, 그림 등 활용하여 내용을 명확히 전달
작성후	검토 및 수정	기안서 전체 내용 검토하고 필요한 수정 사항 반영, 제목부터 구체적 내용까지 확인
	최종 서약	올바른 서약 후 관련 부서 또는 결재자에게 제출, 신속한 결재 프로세스 숙지
	결재 및 승인 절차	결재자와 승인자 검토 거쳐 기안서 최종 승인

 

 

기안서 작성 주의사항

 

 

1. 정확성

기안서의 내용은 사실에 근거해야 하며, 오해의 소지가 없도록 명확하게 표현해야 한다. 또한, 기안서에서 제시하는 제안이나 계획은 실현 가능한 것이어야 한다.

 

2. 구체성

추상적이거나 모호한 표현보다는 구체적인 내용과 사실을 기반으로 설명해야 한다. 제안의 내용, 예상 효과, 실행 계획 등은 가능한 한 세부적으로 기술한다.

 

3. 준거성

기안서는 해당 조직의 규정이나 양식에 따라 작성되어야 한다. 양식이 명확하게 정해져 있지 않은 경우에도, 공식 문서의 일반적인 양식을 따르는 것이 바람직하다.

 

4. 맞춤법 및 어법

기안서는 공식적인 문서이므로, 맞춤법과 어법을 정확하게 지켜야 한다. 작성 후에는 반드시 교정 과정을 거쳐야 한다.

 

5. 명확한 결재 절차

올바르게 서약한 후 기안서를 관련 부서 또는 결재자에게 제출하며, 신속한 결재 프로세스를 지키고 필요한 경우 추가 수정 및 협조를 진행한다.

 

 

 

기안서 양식 모음

 

 

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