업무(과업)지시서, 업무일지, 업무지침서 차이(+다양한 양식)

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업무(과업)지시서, 업무일지, 업무지침서 차이(+다양한 양식)

예스폼 2023. 11. 22. 13:49

업무지시서는 상급부서(상사)에서 하급부서(또는 소속사원)로 일정한 업무에 대해 지시를 하는 경우에 사용되는 문서이다.

각각의 회사마다 업무의 성격과 업종에 따라 문서의 양식에 일정한 차이는 있지만 어떤 양식을 사용하든 지시사항을 명확하고 간단하게 기재하는 것이 가장 중요하다.

회사의 지시사항을 기록하는 문서이므로 육하원칙에 의거해 간결하게 작성해야 한다. 지시사항을 처리해야 할 주체가 지시사항을 정확하게 전달받을 수 있도록 수신부서를 명확하게 기재한다.

업무지시서의 구성내용

일반적으로 기업에서 사용하는 업무지시서는 문서번호, 지시자의 정보, 대상부서, 참조부서, 작성자, 지시일, 제목, 본문 등으로 구성되어 있다. 업무지시서는 회사의 지시사항을 기록하는 문서이므로 문서번호를 붙이고 순서대로 차례로 보관하도록 한다.

문서번호	문서를 분류할 경우 특징에 따라 기호나 부서의 단위 등을 기입한다.
지시자의 정보	• 부서명 : 지시자의 소속 • 직 위 : 지시자의 직위 • 성 명 : 지시자의 성명
대상부서 / 참조부서	• 대상부서 : 업무지시를 받아야할 부서를 기입한다. • 참조부서 : 업무를 참조할 부서를 기입한다.
작성자 / 지시일	• 작성자 : 업무지시를 내린 작성자의 이름을 기입한다. • 지시일 : 업무를 지시한 날짜를 기입한다.
문서내용	지시한 내용의 제목을 정리하여 기입한다.
본문내용	지시내용을 육하원칙에 따라 간결하면서도 명확하게 기입한다.

효율적인 업무지시 방법

상급부서나 담당부서장은 업무를 지시함에 있어 담당직원에게 효율적으로 지시를 내릴 필요가 있다. 지시사항을 받은 하급부서나 담당직원의 업무태도나 방법도 중요하지만, 지시를 내린 상급부서에서 어떻게 지시사항을 전달했느냐에 따라서 업무효율이나 전체적인 성과에 영향을 줄 수 있기 때문이다. 따라서 이러한 갈등을 해소하고 효율적으로 업무를 지시하기 위해서 효율적인 방안을 모색하여야 한다.

1. 역할과 책임 명확화

팀원 각자의 역할과 책임을 분명히 합니다. 이를 통해 각 직원이 자신의 업무 범위와 기대되는 결과를 정확히 이해할 수 있게 해야 한다. 예를 들어, 직원 A는 채용 과정 관리, 직원 B는 교육 프로그램 개발과 같이 각자의 역할을 명확히 한다.

2. SMART 목표 설정

구체적(Specific), 측정 가능(Measurable), 달성 가능(Achievable), 관련성 있음(Relevant), 시간 기반(Time-bound) 목표를 설정한다. 예를 들어, "3개월 내에 신입사원 교육 프로그램을 완성하여 구현한다"와 같은 목표를 설정한다.

3. 명확한 지침 제공

업무 지시 시, 구체적이고 명확한 지침을 제공하기 위해 업무 수행 방법, 기대되는 결과, 중요한 마감 기한 등을 포함해야 한다. 예를 들어, "모든 채용 공고는 검토 후 2일 이내에 게시되어야 한다"와 같이 구체적인 지침을 제시한다.

4. 효과적인 의사소통 확립

열린 의사소통을 장려하고, 직원들이 의견을 자유롭게 나눌 수 있는 환경을 조성한다. 이는 정기적인 팀 미팅, 개별 면담, 의견 교환을 위한 비공식적인 자리 등을 통해 이루어질 수 있다.

5. 동기부여와 인정

직원들의 성과와 노력을 인정하고, 적절한 보상과 격려를 통해 동기를 부여한다. 이는 긍정적인 피드백, 인센티브 제도, 직원 감사 프로그램 등을 통해 이루어질 수 있다.

6. 지속적인 피드백과 지원

정기적으로 직원들의 진행 상황을 점검하고, 필요한 경우 지원과 조언을 제한다다. 또한 업무 수행에 대한 피드백을 주고받아 지속적인 개선을 도모한다.

업무지시와 관련된 문서

업무 관리를 위한 다양한 문서들은 조직의 효율성과 명확성을 높이는 데 핵심적인 역할을 한다. 이러한 문서들은 각기 다른 목적과 구조를 가지고 있으며, 조직 내에서 업무의 흐름을 관리하고, 명확한 지침을 제공하여 조직의 전반적인 성과와 효율성을 증진시키는 데 중요한 기능을 한다.

1. 업무일정표

조직의 업무 계획을 체계적으로 기록하기 위한 서식이다. 일일, 월간, 연간 또는 필요에 따라 수시로 작성되며, 업무의 큰 그림을 그리는 데 중요하다. 업무일정표는 고정된 형식이 없지만, 조직의 전반적인 목표 설정과 방향성을 제시하는 데 중점을 둔다.

2. 업무일지

일간 또는 주간 단위로 회사의 업무 진행 상황을 기록하는 서식이다. 이 문서는 전주의 실적, 현재 주의 계획, 주목할 사항, 건의 사항, 지시 사항 등을 포함하여, 업무의 연속성과 일관성을 유지하는 데 도움을 준다. 또한, 필요에 따라 형식을 조정하여 매일의 업무를 상세히 기록할 수도 있다.

3. 업무지침서

사무 처리와 의사결정 과정에서의 권한을 분명히 하여 업무의 신속성과 효율성을 높이기 위한 문서이다. 업무지침서는 특정 업무에 대한 기준과 지침을 제공하며, 각 조직의 특성과 업종에 따라 다양한 양식을 가질 수 있다. 여기서 중요한 것은 업무의 내용을 명확하고 정확하게 기술하는 것이다.

4. 업무지시서(과업지시서)

구체적인 작업(설치, 검사, 제작)에 대한 지침을 제공하는 문서이다. 지시일, 품목, 규격, 공정명, 작업 순서 등 세부적인 내용이 포함되어 있어, 작업을 어떻게 진행해야 하는지 구체적으로 안내한다. 이 문서는 작업의 진행을 체계적으로 관리하고, 정확한 실행을 보장하는 데 중요한 역할을 한다.

업무지시서 작성 주의사항

1. 세심한 확인 및 점검

업무지시서는 육하원칙에 의거하여 작성하는 것이 좋으며, 완성 후에는 한번 더 문서의 내용을 확인 점검하여 내용의 누락이나 오타 및 잘못된 내용이 없도록 작성해야 한다. 내용누락이나 잦은 오타는 업무지시의 위엄성을 훼손시키거나 상급자에 대한 믿음을 저해하는 요소가 될 수 있고 나아가 업무 지시내용 자체를 잘못 이해할 경우도 생기기 때문이다. 상부에서 하부에 지시를 내리는 문서이므로 서술형 문장보다는 명령형의 명사종결형으로 기재를 하는 것이 일반적인 문장 기재 방법이다.

2. 명확한 지시사항 기재

업무지시서를 작성할 때는 수신부서를 명확하게 표기하여 지시사항을 처리하여야 할 주체에 대해 해석이 달라지지 않도록 해야 한다.
또한, 처리결과에 대해 보고사항이 필요할 경우 보고일에 대해 명확하게 기재를 하여 적기에 지시 업무가 완료되도록 해야 한다.
업무지시서는 상급부서가 하급 부서에게 일정한 업무사항에 대해 지시하는 것이므로 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게 하라는 육하원칙을 따르는 것이 좋으며 표준용어를 사용하여 알기 쉽게 작성해야 한다.

3. 체계적인 분류 및 관리

업무지시서는 부서별 혹은 직원별로 분류하여 관리하도록 한다. 후일 회사 내부 감사에 있어서 유용한 조사근거자료로 활용되거나 경영관리회의에 있어서 자료로 활용할 수 있기 때문이다. 업무지시서는 사소한 업무지시사항부터 매우 중요한 업무지시사항까지 나타나 있으며 이는 추후 각 부서의 업무 충실도 등에 대한 평가의 근거자료로도 활용이 될 수 있으므로 신중하게 작성하도록 한다.