절차서 작성방법과 작성주의사항(+다양한 양식)

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절차서 작성방법과 작성주의사항(+다양한 양식)

예스폼 2023. 10. 13. 11:33

생산적 활동을 효율적으로 수행하기 위해, 사무 처리의 기준, 순서, 방법 등을 정하고 규정된 내용을 기술하여 신속성, 적합성, 신뢰성 등을 보증하기 위한 문서를 절차서라고 한다. 기업에서는 업무를 보다 신속하고 효율적으로 처리하기 위해 다양한 분야에서 절차서를 제작하여 운용하고 있다. 절차서를 갖춘 기업은 세부내용이 담긴 지침서를 제작하여 절차서의 내용을 차질없이 수행한다.

즉, 절차서는 업무의 효율적인 수행방법 등을 설명하거나 명시한 문서로, 특정 업무의 계획과 순서 등을 포괄적으로 기술하고, 업무내용을 세분화하여 기록한 지침서와 비슷하거나 상위문서라 볼 수 있다.

절차서의 용도

절차서는 다양한 분야에서 활용되며, 주로 품질과 관련된 활동의 계획과 통제를 위해 사용되는 문서이다. 주로 품질 시스템 요건의 실행을 위해 활용되며, 조직 내에서 일관된 품질 수준을 유지하고 개선하기 위한 중요한 도구로 사용된다.

① 품질매뉴얼의 세부 이행과정
② 주관 부서와 관련 부서 간의 역할과 권한 명확화
③ 효율적인 품질보증활동 관리 방안
④ 내부품질다감사 수행 기준 및 절차
⑤ 업무 관리를 위한 기준 설정 방법
⑥ 업무 효율성 개선을 위한 전략과 실행 방안
⑦ 교육 및 훈련 자료 개발 프로세스

절차서의 종류

다양한 업종에 따라 절차서는 다양한 형태로 분류될 수 있으며, 일반적으로 아래와 같은 분류로 구분할 수 있다.

① 품질경영절차서

기업의 목표를 달성하기 위해 필요한 세부계획을 수립하고, 문제점의 원인을 분석하여 대책을 마련하며, 재발을 방지하고 지속적인 개선을 이루기 위해 작성하는 절차서

② 품질계획절차서

제조업에서 활용되는 절차서는 제품 생산 과정에서 고객의 특정 요구를 충족시키고 제품의 완성도를 향상시키기 위해 필요한 작업들을 자세히 작성하는 절차서

③ 영업관리절차서

판매활동에 따른 사무 처리의 기준 및 절차를 명확히 정하고, 합리적인 업무 운용을 위한 절차서는 물론 고객에게 만족스러운 서비스와 제반 요구사항을 충족시키기 위해 작성하는 절차서

④ 교육훈련절차서

교육훈련에 필요한 사항 등을 명시하여 사원의 자기능력을 개발하고 업무 수행에 필요한 지식과 능력을 향상시키기 위해 작성하는 절차서

⑤ 품질보증절차서

조직 내에서 일관된 품질 보증 체계를 구축하고, 제품 또는 서비스가 고객의 요구에 부합하는 것을 보장하기 위해 작성하는 절차서

⑥ 내부심사절차서

기업에서 내부 심사를 효율적으로 수행하고, 생산품의 품질과 활동의 실행 결과가 계획에 맞게 제대로 이루어지는지 확인하며, 기업의 목표 달성에 가장 적합한 방법을 조사하기 위해 작성하는 절차서

절차서 작성순서

순서	설명
문서 구조설정	고객 요구 사항 및 대상 업무 선정 프로세스 절차서 형식 결정 및 양식/첨부 자료 관리 문서 분류 및 체계 확립 방법론 검토자와 승인자 선정 절차
계획 수립 및 요구사항 검토	문서 작성 부서 선정 및 추진 일정 계획 프로세스 업무 흐름과 문제점 조사 방법론 고객 요구 사항 검토 절차 적용 범위 설정과 목표 구체화 방법
작업 및 보완을 위한 문서화	문서화 작업 진척도 모니터링 방법 순차적 작성을 위한 절차 및 요구 사항 준수 참고 자료 활용 방법과 절차서 작성
검토 및 승인	관련 부서의 검토 및 부분 참여 절차 업무 수행 결과 기록을 위한 작성 방법 승인 권자의 서명 절차
등록 및 발행	관련 부서에서 스탬프를 사용하여 관리본 날인 후 배포 절차서가 필요한 장소에 비관리본(참고용) 배포 방법
문서 효력 관련 교육 활동	절차서의 효력 발생 기준과 승인일에 따른 정책 부서장의 지시에 따라 관련 부서 직원 교육 절차

절차서 작성 시 주의사항

다양한 업종에 따라 절차서는 다양한 형태로 분류될 수 있으며, 일반적으로 아래와 같은 분류로 구분할 수 있다.

• 적합한 목적에 맞는 절차서 작성

실제로 적용하기 어려운 절차서는 좋은 내용이라도 그 목적을 상실시킬 수 있다. 따라서 절차서를 작성할 때는 회사의 기준에 부합하는지 확인해야 한다. 회사의 실정을 정확히 이해한 후, 적용범위, 목적, 용어 정의, 책임과 권한, 업무 절차 등 기본 사항을 명확하게 작성하고 필요한 양식이나 설명서를 함께 첨부하는 것이 좋다.

• 간단하고 명확하게 기술

복잡하고 어렵거나 모호하고 추상적인 절차서는 관련 부서나 직원들에게 업무에 부정적인 영향을 미칠 수 있다. 따라서 절차서의 내용은 관련 부서나 직원들이 이해하기 쉽도록 작성되어야 한다. 각 조직별 업무에 대해 올바르게 기재하여 전체적인 업무 흐름을 이해할 수 있도록 작성하는 것이 중요하다.

• 용어 및 분류 체계 설정

절차서를 작성할 때는 전체 내용을 파악하기 쉽도록 다른 절차서와의 연계성을 고려하여 작성해야 한다. 또한 자주 사용하는 용어 등은 정확히 정의되어야 한다. 질적으로 우수하고 효과적인 절차서를 위해서는 업무 순서에 따라 분류 체계를 명확히 설정하고 간결하면서도 명료하게 작성하는 것이 중요하다.