거래처명세서에 대한 모든것(+작성법, 예시, 엑셀)

거래명세서(=거래명세표)란 공급하는 자와 공급받은 자의 인적사항을 비롯한 거래일자, 거래내용, 공급가액, 세액, 비고 등으로 구성된 명세서를 의미합니다. 이는 상대방과의 거래 시 이를 증명하기 위해 사용하는 것으로 대다수의 기업에서 거래내역을 기록하는 장부로 활용하고 있습니다

거래명세서만으로 세무 상의 증빙자료로 이용될 수 없으므로, 세금계산서와 함께 보관하는 것이 좋습니다. 사업자가 고정거래처와 거래를 하는 경우에는 일정기간의 거래를 합계한 세금계산서를 교부할 수 있습니다.

거래명세서는 공급자용과 공급받는자용으로 작성하여 공급자용은 본사가 거래물품의 수령 여부를 확인한 후 보관하고 공급받는자용은 상대방에게 교부하여 줍니다

 

 

거래명세서의 필요성

 

 

세금계산서와 같이 법적증빙 이외의 거래명세서 등의 자료는 과세관청과 납세자 사이의 분쟁 시 ′실질과세의 원칙′에 의하여 납세자 측면에서는 일종의 안전장치의 역할을 하게 됩니다.

구체적으로 말씀드리면, 세무서에서 매입거래에 대하여 무자료 가공거래를 적발하기 위해 매입세액 부당공제 혐의가 있다 판단될 경우 소명자료 제출을 요구하게 됩니다. 이때, 매입행위 자체가 정당하다는 가장 객관적인 자료로 은행 송금증(또는 입금표)와 함께 거래명세서를 제출하는 것입니다.

이처럼 거래명세서 또한 사적증빙으로 가치가 있으므로 회사 내부관리 차원에서 별도로 관리하는 것이 유리합니다.

 

 

 

 

거래명세서 작성법 및 상세설명

 

 

다른 업체와 거래를 하게 되면 법률상으로는 세금계산서 또는 계산서나 영수증이 오고 가나 일반적인 상거래에 있어서는 서로 간의 거래증빙으로 거래명세서가 주로 이용됩니다.

거래가 발생한 경우에는 두장(공급자용과 공급받는자용)의 거래명세서를 작성하여 공급자용은 본사가 거래물품의 수령 여부를 확인한 후 보관을 하고 공급받는자용은 상대방에게 교부하여 줍니다.

 

 

① 거래일자 : 거래명세서의 발행 날짜를 기입 
② 공급받는자 : 공급받는자의 기본 정보사항을 기입 
③ 합계금액 : 거래 물품의 합계금액을 표시 
④ 공급자 : 자사의 사업자 등록번호 및 기본 정보사항을 기입 
⑤ 날짜 : 실제 거래가 이루어진 날짜를 기입 
⑥ 품목 : 거래가 이루어진 품목을 기입 
⑦ 규격 : 제품의 크기나 규격을 기입 
⑧ 수량 : 제품의 개수를 기입 
⑨ 단가 : 제품의 개당 가격을 기입 
⑩ 금액 : 단가 금액 X 수량 
⑪ 비고 : 기타 사항 기입 
⑫거래명세서와 함께 세금계산서를 발행하는지 아니면 거래명세서만 발행되는 것인지 체크
⑬ 인수자 : 제품을 공급받는 담당자 성명 기입 
⑭ 납품자 : 제품을 공급하는 담당자 성명 기입 
⑮ 월결, 현금, 신용, 미수 : 결제 수단을 표시 

 

 

거래명세서 TIP

 

거래명세서는 법적 효력이 없다
거래명세서는 상품 판매/공급 시 해당 거래에 대한 상세 내역을 기재한 문서로 법적 효력을 가지고 있지 않으며, 필수적으로 발급해야 하는 문서가 아닙니다. 주로 세금계산서나 영수증에 기재하지 못하는 거래 관련 상세 내역들을 기록하기 위해 사용됩니다. 따라서 부가가치세 세액공제 등의 법적 효력을 얻기 위해선 세금계산서를 함께 발급하여 보관하는 것이 좋습니다

거래명세서는 총 2장 발행한다

거래명세서는 일반적으로 공급자, 공급받는자용 총 두 장을 발급해야 합니다. 앞장은 공급받는자용(파랑), 뒷장은 공급자용(빨강)이므로 구분하여 발행하도록 합니다. 두 장이 한 세트이므로 공급자가 매출을 신고하지 않아도 공급받는자가 세액공제를 받기 위해 매입 신고를 하게 되는데, 이때 상호 검증기능을 발휘하게 됩니다.

거래명세서는 고정 양식이 없다

회사마다 거래명세서 양식은 상이하지만, 필수 항목은 동일합니다. 필수 항목으로는 공급자, 공급받는자, 공급 날짜(년, 월, 일), 품목, 규격, 수량, (단가, 공급가액, 세액, 합계금액)이 있습니다.

세금계산서와 차이점

먼저, 세금계산서는 법적으로 거래를 증빙할 수 있는 영수증의 개념입니다. 거래명세서는 위 영수증의 상세내역을 보여주는 보조 수단으로 볼 수 있습니다. 거래명세서 양식과 세금계산서의 공통점은 거래 발생 시 발행하는 문서이며, 공급자와 공급받는 자용으로 나누어져 있다는 것입니다. 차이점은 세금계산서는 발행이 필수이며, 세액공제/법적 증빙이 가능하다는 점이고, 이와 반대로 거래명세서는 발행이 필수가 아니며 이전에 언급한 세액공제/법적 증빙이 불가능하다는 점입니다.

 

영수증과 차이점

보통 어떤 돈이나 물품을 받았음을 인증하는 증서를 말합니다. 세금계산서와 같이 공급가액과 세액을 구분하여 기재하지는 않으며 법률로 정한 방식이 있는 것은 아니나, 변제(辨濟)를 받은 사실을 증명하는 내용의 것이면 됩니다.

 

 

거래명세서 Q&A

 

 

Q) 거래명세서로도 세금 공제를 받을 수 있나요?
A) 거래명세표는 거래의 내역을 구체적으로 기입한 보조 자료이며, 세법상 증빙자료는 아닙니다.
따라서 원본이 아니라고 해서 가치가 없는 것은 아니며, 사본을 가지고 있어도 거래내용을 확인하는데 도움이 됩니다.

 

Q) 거래명세서가 반드시 원본이어야 하나요?
A) 거래명세서는 법적 증빙자료로 사용할 수 없기 때문에 경비처리가 되지 않으므로, 세금신고를 하고 부가세를 환급받거나 개인소득세 신고 시 비용으로 인정받기 위해서는 세금계산서를 반드시 수취해야 합니다.

 

 

 

 

거래명세서 엑셀 프로그램

 

 

예스폼에서 가장 인기가 많은 거래명세서엑셀 단위 양식 프로그램을 간단히 소개해드리겠습니다.

거래처 정보, 품목 및 거래내역을 입력하면 자동으로 저장되며 공급가액, 세액이 계산됩니다. 거래처 정보, 품목, 내역 정보를 누적하여 각 항목별로 검색하여 데이터를 확인할 수 있으며 입력된 내역을 견적서와 거래명세서 양식에 따라 출력할 수 있으며, 입력된 데이터 중 원하는 내역을 선택하여 출력 가능하여 발행 및 거래처별, 월별 발행 현황 관리에 효과적인 엑셀자동화서식입니다.

 

 

 

거래명세서 관련 양식

 

 

거래명세서 이외에도 거래 사실을 증명할 수 있는 판매실적 증명서, 구매 물품 명세서, 거래사실 확인서 등의 양식도 있으니 함께 활용해보시기 바랍니다.

 

 

거래명세서 양식	거래명세서 관리 프로그램	거래명세서(양식지)

판매실적증명서	구매물품 거래명세표(공급받는자용)	거래사실 확인서

 

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