일.잘.러의 회의록 작성법 공개!(예시, 종류, 양식, TIP)

 

회의란 어떠한 안건을 주제로 참석자들의 의견을 나누고 결정과 동의를 구하는 과정을 말하며, 기업이나 단체에서 회의 참석자들이 제시된 과제에 대해 의견을 교환하거나, 문제의 해결방법을 모색하는 일련의 과정을 기록하여 보존하는 문서를 회의록이라 한다.

회의록은 회의에서 토의된 중요한 내용과 결정된 사항들을 적절한 형식을 갖추어 정확하게 기록해야 하는 기록문서 중 하나이다. 회의의 결과를 작성한 회의록 통해, 주요 결정사항 및 진행사항을 정리하여 관련 부서에 전달하거나 상부에 보고할 수 있으므로 회의록은 체계적인 작성과 관리를 필요로 한다.

 

 

회의 목적

 

 

회의는 특정 장소에서 여러 사람이 모여 의견을 나누고, 가장 좋다고 판단되는 의견에 따라 실시사항을 결정하는 절차이다. 따라서, 회의는 다수의 사람이 모여 의견을 교환하는 활동이므로 단독으로 의견을 발표하거나 지시사항만을 전달하기 위한 것은 진정한 회의의 목적이라고 볼 수 없다.

회의의 주요 목적과 기능은 다음과 같다. 

 

 

 

 

 

회의록의 종류와 양식

 

 

회의의 주제안이 다양함에 따라, 상황에 적합한 회의 양식을 사용하는 것이 중요하다. 목적과 참여자의 특성에 따라서 유연하게 변형하거나 추가를 하는 것이 유용한 방법이며, 대표적인 양식으로는 목표형, 의견제시형, 결론형 3가지가 있다.

 

'목표형 회의록'의 경우 주제를 설정한 후 문제점, 필요성, 의견, 실행의 4단계 과정을 거쳐서 방안 수립에 필요한 것을 작성하면 되며 주로 회의시간은 길어지는데 방향성을 잡기 힘든 경우에 사용을 하면 매우 유용한 방법이다.

 

'의견제시형 회의록'은 다수결로 의견이 결정이 되는데 소수의 의견을 무시할 수 없는 경우에 사용하면 매우 유용하며, 찬성 의견에는 회의 안건에 대한 핵심 내용을 작성하고, 반대의견에는 찬성 의견과 동일한 맥락으로 작성하여 소수 반대의 의견을 추후에 반영 포함시킬 수 있도록 해야 한다.

 

마지막으로 '결론형 회의록'은 신속하게 처리할 수 있는 유형이다. 주로 사용되는 경우는 우선순위를 파악하지 못해서 우왕좌왕하거나 잘못하면 비 효율적인 업무가 진행될 것으로 예측이 될 때 사용하면 용이하다. 중요하고 급한 것, 중요한데 급하지 않은 것, 중요하지 않으나 추후 반영할 것의 순으로 기록을 하면 된다.

 

회의록의 필요성

 

 

다양한 아젠다의 회의를 수차례 진행해다 보면 여러 이해관계 속에서 오고 갔던 내용과 결론을 까먹기도 한다. 이때 필요한 게 바로 회의록이다. 다수의 팀원들과 협업하는 과정에서 주제, 논의된 사항, 결과 그리고 업무 분담이 논리 정연하게 정리된 회의록이 필요하다.

 

뿐만 아니라, 회의록은 회의에서 협의 또는 제안된 안건에 대한 처리사항을 기록하게 되므로 회사에서 결정된 사항을 알리는 증거서류가 된다. 회의록을 통해 이를 검토할 상사와 의논하여 회사의 진행 사항이나 예정 사항을 의논하면 한 주간 처리해야 할 업무를 보다 수월히 진행할 수 있기 때문이다.

 

무엇보다, 효과적인 회의록을 작성하기 위해서는 생산적인 회의가 선행되어야 한다. 본인의 입장만 고수하고 본인의 의견만 피력하는 회의는 참석자들 모두에게 시간 낭비가 될 뿐이기 때문이다. 생산적인 회의를 진행하기 위해서는 우선 회의의 목적과 주제를 명확하게 이해하고 있어야 하며 상대방의 입장에서 생각해보는 것도 중요하다. 

 

 

 

회의 시기별 작성 TIP

 

 

회의 전
1. 먼저, 회의록을 작성하기 위해서는 구성요소를 파악해야 한다.   

 

회의록 구성요소로는 주제, 일시 및 장소, 참석자, 회의내용 및 결정사항이 있다.

주제는 어떤 안건과 내용을 토대로 회의를 했는지를 기록하고 일시 및 장소는 어디서 진행을 했는지, 참석자는 누구누구 인지, 회의 내용 및 결정사항에는 핵심적인 내용을 기록하고 주제별로 분류를 하여 한눈에 쉽게 들어오도록 다른 색깔로 표기하여 추후에 알아보기 쉽도록 하는 것이 중요하다. 그리고 결과를 반드시 기록하고 전달받은 업무가 있다면 무엇인지 명확하게 기록하여 다음 업무를 진행할 때 혼선이 없도록 해야 한다.

 

 

회의 중

1. 회의록은 최대한 회의 시간 내에 작성한다.

회의를 녹음한 후에 녹음 파일을 처음부터 다시 들으면서 회의록을 작성할 수는 있으나, 녹음 파일을 들으며 정리하게 되면 보다 정확하고 완벽한 회의록이 나올 수밖에 없다. 하지만, 1시간짜리 회의 내용을 정리하는 데에는 생각보다 많은 시간이 소요되는 비효율적인 방법임으로, 회의록 초안 정도로 간결하게 작성한다는 목표로라도 회의 시간 내에 타이핑하여 작성하시기를 권한다.

 

2. 회의에 논의된 내용을 토픽 별로 정리한다.

회의를 진행하다 보면 다양한 주제의 내용이 중구난방으로 오고 가게 됨으로, 모든 내용을 작성하여 회의의 흐름을 놓치지 말고 토픽별로 카테고리화하여 정리해야 한다. 참석자들의 말을 듣다 보면 비슷하게 중복되는 주제가 나오기 마련임으로, 각 주제를 꼭지로 세부 내용을 작성하다 보면 회의록은 저절로 정리가 되며 회의가 끝난 후에 회의 전체의 맥락을 파악하기도 용이하다.

 

3. 모든 회의의 결론, 액션 플랜은 반드시 정리한다.

 

모든 회의의 마지막은 '그래서, 그다음 Action Plan이 무엇인가?'가 포인트이다. 회의를 통해 의사결정된 사항들은 회의록 하단에 기재한다. 팀별 혹은 개인에게 주어진 액션 플랜은 담당자를 포함하여 최대한 상세하게 기재하며, DL(데드라인)까지 논의되었다면 일자도 기재한다. 이는 추후 참석자 혹은 유관 부서에 회의록을 공유할 때 가장 핵심이 되는 사항이다.

 

 

 

회의 후
1. 중요한 내용은 하이라이트 하여 강조한다.

 

회의가 끝나면 꼼꼼하게 회의록을 다시 읽으면서 핵심 포인트를 강조한다. 회의 참석자들에게는 리마인드 할 수 있는 내용 혹은 회의에 참석하지 못 한 사람들에게는 꼭 알아야 할 전달 사항이 되기 때문이다.

 

2. 회의록은  당일 혹은 다음 날까지는 공유한다.

 

회의록은 회의가 끝나고 가능한 빠른 시간 내에 정리 후, 참석자와 업무 관련자에게 공유하는 것이 좋다. 회의의 흐름과 내용이 참석자들의 머릿속에 남아 있을 때 공유 후 누락되거나 잘못 기입한 내용은 피드백을 받는 것도 중요하기 때문이다. 

 

 

회의록 관련 양식

 

 

 회의록 이외에도 이사회 회의록,  주요안건회의록, 회의록 관리대장 등의 양식도 있으니 함께 활용해보시기 바랍니다.

 

 

이사회 회의록	주요안건회의록	회의록 관리대장

회의록	노사협의회 회의록	징계위원 회의록

 

---

본 콘텐츠의 저작권은 (주)예스폼에 있으며 무단복제 및 재배포를 금지합니다.