발주서는 견적서와 어떻게 다른 걸까? 예시와 작성TIP까지 한번에 정리!

 

발주서란, 구매처에서 필요한 자재의 품명, 규격, 수량, 단가, 금액 등의 내용을 기입하고 납품현장, 납기일, 인도조건, 결제조건, 검수방법 등을 기재하여 공급업체에 보내는 문서를 말한다.

실무에서는 기본적으로 주문서의 용도로 사용되는데, 예를 들어 컴퓨터 1대를 발주서로 산다고 하면 발주서 서식에 원하는 컴퓨터의 모델 또는 구체적인 사양(목록)을 작성하여 판매점에 제출하면 판매 점에서는 발주서에 있는 내용대로 컴퓨터를 납품하고 그에 따른 증빙서류를 청구해서 물품대금을 받게 된다.

 

 

발주서의 필요성

 

 

거래관계 문서는 기업체 상호 간의 거래내역 등에 관한 사항을 문서로 작성한 것으로써 거래계약 체결에 따른 계약서를 작성하고 거래관계를 유지하는데 필요한 물품의 주문과 대금의 지급 등에 따른 견적서, 주문서, 대금지급청구서, 작업의뢰서, 구입신청서, 반품요구서와 승낙서 등 다양하게 존재하고 있다.

 

다만, 발주서의 경우에는 자주 거래를 하는 거래처라면 최초의 계약체결 시에만 계약서를 첨부하도록 하고 후일의 지속적 거래에 있어서는 발주서만으로 계약거래가 이루어지도록 하는 방법이 간편하게 통용되는 방법이다. 

 

회사의 거래규모에 따라 특정된 거래금액 이하에 대하여는 발주서만으로 거래를 지속하고 계약서를 별도 체결하지 않는 경우도 있으나, 가능하다면 사후의 분쟁을 미연에 방지하는 의미에서 최초 거래 시만이라도 추후 발주에 지속적으로 적용되는 계약서를 작성하여 거래를 하는 것이 바람직하다.

 

 

 

발주서의 구성

 

발주서에는 간단한 발주목적물과 관련된 사항이 기재되며, 발주와 관련된 세부 계약 내용은 통상 별도의 약관이나 계약서를 체결하여 최초 계약 시에 첨부하도록 하는 것이 분쟁의 소지를 줄일 수 있는 방법의 하나이다. 발주서에 기재될 사항으로는 다음과 같은 항목이 있다.

 

발주서의 기본구성

 

① 발주자 기본정보(주소/연락처/대표자 또는 대리인)
② 공급자 기본정보(주소/연락처/대표자 또는 대리인)
③ 발주 목적물(품목/사양/수량/단가/금액)
④ 납기일
⑤ 납품장소
⑥ 인도조건
⑦ 포장
⑧ 검사
⑨ 지체상금

 

발주서와 동시에 거래약관(계약서 등)이 최초에 작성되어 첨부가 된다면 통상 계약서에 위의 항목 가운데 납품장소, 인도조건, 포장,  검사, 지체상금 등은 포함될 것이므로 발주자 기본정보, 공급자 기본 정보, 발주 목적물, 납기일의 정도가 가장 기본적인 항목이 된다. 뿐만 아니라, 발주서의 내용은 업무의 내용과 목적에 따라 달라지므로 상세하게 작성할 경우 다음과 같은 항목이 추가될 수 있다.

 

발주서의 상세 구성

① 문서 상단에 발주서 표시
② 발주 요청자 표시(회사, 관공서, 사람 등)
③ 발주서 수신 회사 표시
④ 발주 총금액 표시(세금 포함, 별도 분명히 명기), 한글/숫자를 함께 표시
⑤ 품목 표시(품명(제품명, 모델명, 단위, 단가, 금액, 간략 비고 설명 등)
⑥ 품목이 많을 경우, 또는 필요에 따라 소계 표시
⑦ 전체적 합계 표시
⑧ 물품의 납품 유효기간, 특수조건 등 표시

 

 

발주서 작성절차

 

 

견적요청 ➜ 견적서접수 ➜ 견적서 검토 ➜ 업체 및 제품결정 ➜ 발주서(주문서) 작성 ➜ 해당업체로 발송 ➜ 지정된 일자에 물품 (납품/입고) ➜ 결제

 

 

물품발주서는 물품 구매에 대해 사전에 해당 업체와의 일정한 사전 협의가 진행되고 이에 따라 회사 내부의 품의 승인이 내려진 경우 발주서를 작성하여 공급 업체에 제출하게 된다. 발주서에는 간단한 발주 목적물과 관련된 사항이 기재되고, 발주와 관련된 세부 계약 내용은 통상 별도의 약관이나 계약 서를 체결하여 최초 계약 시에 첨부하도록 하는 것이 분쟁의 소지를 줄 일수 있는 방법의 하나이다.

 

 

 

발주서 작성 시 유의사항

 

 

거래(영업)관계 문서는 금전문제와 직결되는 등으로, 문구 하나마다 신중을 기하고 명확하게 작성하여 중요하게 다루어야 한다. 특히, 오자나 탈자가 없도록 주의하여 기재하여야 하며, 금액의 기재 등에는 날인을 하는 등의 조치로 명확히 하여 둘 필요가 있다.

 

간결하고 명료한 작성

 

거래관계 문서는 기업체 상호 간의 거래내역 등에 관한 사항을 작성하는 것이므로 간결하고 명확하게 작성해야 한다. 즉, 언제, 무엇을, 어떻게 하여주기를 바란다는 형태로 거래 내용에 따른 요점을 간략하게 기재하면 된다.

 

정확한 의사표현

거래관계 문서는 그 의사표현을 확실하게 해야 한다. 즉,「갑」이「을」에게 20 년 월 일까지 ○○물 품 ○개를 ○○장소에 납품하여 주기를 원할 경우, 을은 그 지정일자와 장소에 원하는 물품을 납품하여 주겠다는 표현이나 지정일자까지 ○○의 이유로 납품을 할 수 없으니 ○월 ○일까지 연기해 주 기를 바란다는 의사를 명확하게 표현하여야 이로 인한 부작용을 해소할 수 있는 방안이 될 것이다.

 

작업일정 등을 고려하여 작성

 

작업 의뢰와 주문 등 생산이나 작업 등에 관한 거래문서는 자사의 작업능력이나 진행 정도 등 제반 사 항을 참작하여 문서를 작성하여야 한다. 이는 서로 간의 신뢰와 회사 이익에 직결되는 문제이다.

예를 들면, 하루에 10개의 제작능력이 있는 부품 공급처에서 100개의 물량을 1주일 이내에 완성하여 공급하 겠다고 할 경우 그 약속은 지키기가 어렵고 이를 지키지 못함으로 인하여 신뢰에 흠이 가고 경우에 따라 손해를 배상하여야 하는 요인도 감수해야 한다. 그러므로 작업능력이나 진행 정도 등 자사의 제반사항을 참작하여 신중하게 거래문서를 작성해야 한다.

 

금전관계는 신중하고 명확하게 작성

 

거래관계 문서는 금전관계와 직결되는 경우가 대부분이다. 금전관계는 회사의 주목적이 되는 것이므로 가장 신중하게 고려할 문제이다.

 

발주서 샘플 및 작성 TIP

 

 

 

 

① 발주번호
여러 장의 발주서를 구분할 수 있도록 번호를 붙여 보관한다.

② 결재
발주서를 검토, 확인한 부서의 결재를 받는 항목이다.

③ 납품현장
제품의 납품이 이루어지는 현장을 기재합니다. 공급자는 계약서상의 납기일에 계약 전량을 납품장소에 현품으로 인도하고 검수 요청을 하여야 하며 발주자의 검수에 합격하고 발주자에게 수령되면 납품이 완료된다.

 

④ 대금결제조건
공급자는 특별히 약정한 경우를 제외하고는 납품 완료 후 발주자의 검수 절차에 합격하여 해당 물품에 대한 권리가 발주자에게 취득된 후 대금 지불을 청구할 수 있으며, 대금 지불방법은 발주자의 내부 규정에 의한다.

⑤ 검수방법

검수에 관한 규정은 다음과 같은 내용을 추가할 수 있다.

가. 검수는 발주자 자체 검수 기준에 의하여 실시한다.
나. 검수는 납품된 물품을 하나하나 확인함을 원칙으로 한다. 다만, 전량 검사가 부적당할 때에는 그 일부를 추출하여 검사할 수 있다.
다. 검수 결과 계약과 일치된 때에는 합격 판정을 하고 검수에 불합격된 때에는 해약할 수 있다. 다만, 발주자가 필요하다고 인정할 경우

      공급자의 부담으로 재 납품하게 할 수 있다. 이 경우 공급자는 재 납품 후 재 검수 요청을 해야 한다.

라. 공급자는 검수 결과 불합격된 품목에 대해서는 즉시 반출, 재 제작할 의무를 지며 불합격 발생 후 30일 경과 시까지 반출하지 않은

      불합격 미 반출품에 대하여는 반출 의사가 없는 것으로 간주하여 발주자가 임의처리할 수 있다. 
마. 기타 검수 절차와 이에 따른 권리의무는 특별히 다른 약정을 하지 않는 한 발주자의 검수 기준을 적용한다.
바. 계약내용의 검수 방법은 발주자의 사정에 따라 공급자와 별도의 합의 하에 변경할 수 있다.
사. 자재 규격 또는 제작도면 없이 구매되는 물품 중 검수 코드에 의거 특정검사를 실시하는 경우 전산등록 규격에 기입된 재질의 해당

      규격을 기준으로 검수 및 판정한다.

 

⑥ 품명
목표에 가장 적합한 제품을 선택하여 제품명, 규격, 수량 등을 정확하게 결정한다.

 

 

발주서 관련 양식

 

 

기본형식의 발주서 이외에도, 발주내역이 저장되는 발주서, 발주관리에 필요한 엑셀서식 모음 등의 다양한 양식도 있으니 함께 활용해보시기 바랍니다.

 

 

발주관리 엑셀서식 모음	발주서	발주서 가이드

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