뉴스나 TV 프로그램에서 "공인"이라는 말을 많이 들어보셨을 겁니다.
"공인으로써 적절하지 못한 언행을 사과드린다."와 같이 사회적으로 지위가 있는 정치인이나 공직자가 그 지위에 어울리지 않는 잘못을 저질렀을 때 자주 듣는 멘트인데요. 공식적으로 대표하는 자리에 있는 사람들은 그만큼 책임을 가지고 올바른 언행을 할 것을 요구받는 것 같습니다.
공적인 일에 종사하지 않는 일반 직장인도 공적으로 회사를 대표할 때가 있습니다. 바로 공문을 작성할 때인데요. 기업이나 기관을 대표하는 공식적인 성격을 가지고 있는 공문은 주로 정부나 지자체 등 공공기관과 관련된 대외적인 업무 협조를 위해 작성하게 됩니다.
우리가 흔히 알고 있는 공문은 기안문의 일종으로 일정한 서식이 정해져 있어서 익숙해지면 금방 작성할 수 있지만, 아직 공문을 작성해보지 못한 신입사원들에게는 띄어쓰기 한 칸, 마침표 하나마저 신경이 쓰여 작성이 쉽지 않은 게 현실입니다. 그래서 오늘은 예스폼스토리에서 공문 작성법과 주의사항에 대해 설명해드리도록 하겠습니다. 아래 내용을 잘 숙지하시고 설명에 따라 공문을 작성해보시기 바랍니다.
공문의 구성요소
우리가 흔히 공문서라고 사용하는 기안문과 시행문의 서식은 두문, 본문, 결문의 형태로 구성되어 있으며 다음과 같은 내용이 포함되어야 합니다.
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두 문
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① 발신 기관명 - 우편번호 및 주소, 전화번호, 팩스 번호
② 분류기호와 문서번호
③ 시행일자 - 보존 기간
④ 수신란 - 경유, 수신, 참조
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본 문
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① 제목
② 내용
③ 붙임(첨부물 표시)
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결 문
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① 발신명의
② 수신처란
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공문 작성법
아래의 공문 샘플을 참고하여 항목별로 공문 작성방법에 대해 알아보도록 하겠습니다.
1. 발신 기관명
공문을 작성한 기관의 이름을 말하며, 기안자가 소속된 기관의 명칭을 작성합니다. 기관명은 용지 위에서 3cm, 글자 길이는 최소 6~8cm, 글자 간격 고르게, 가운데 정렬로 기재합니다. 문서 하단의 발신 기관명에는 작성된 공문이 공신력을 가질 수 있도록 회사 직인을 날인합니다.
2. 담당
공문에 대해 문의 또는 협의사항이 있을 경우 연락할 수 있도록 주소, 전화번호, 팩스번호, 이메일, 담당자 성함 등을 기재합니다.
3. 문서번호
문서가 작성된 후 등록, 발송 시 부여하는 문서 등록번호는 부서별로 순서에 따라 일련번호를 부여합니다. 일부 공기업, 사기업 등에서는 문서 등록번호 대신 문서 발송 번호를 기입하기도 합니다.
4. 시행일자
해당 공문이 효력을 갖는 날짜를 기입합니다. 연월일은 마침표를 찍어 2020.06.04. 와 같이 표기하며, 연도는 반드시 4자리로 표기합니다.
5. 수신
수신기관이 한 곳인 경우는 그대로 수신기관의 이름을 기재하고, 수신기관이 두 곳 이상인 경우에는 수신란에 '수신처 참조'라고 쓴 뒤, 결문 발신명의 아래에 '수신처: 수신처 기호 또는 기관명'을 기입합니다. 대외 문서가 아닌 기관 내부의 기안문의 경우에는 수신란에 '내부 결재'라고 기재합니다.
6. 문서 처리인
기안문의 내용을 담당할 업무 담당자나 총괄 책임자 등이 서명하는 항목입니다. "선결"은 최고 책임자가 모두 결재하는 것, "지시"는 최고 결재권자의 위임을 받은 자가 결재를 대신하는 것을 말합니다.
공문 작성 시 주의사항
국가법령정보센터의 정부 공문서 규정, 행정안전부의 행정업무 운영 편람을 참고하여 작성한 공문 작성 시 주의사항입니다. 더 자세한 내용은 각 기관의 홈페이지에서 열람하실 수 있습니다.
1. 공문서를 상급관청에 발한하거나 상관에게 제출할 경우는 보통 경어를 사용하고, 나머지는 불손감을 주지 않는 범위에서 경어를 생략합니다.
예시) 하달문서체(~임, ~함, ~할 것, ~시킬 것) / 상신문서체(~입니다, ~바랍니다, ~합니다)
2. 시간 표시는 24시간제로 하며 시분의 글자 표시는 생략하고 쌍점(:)을 찍어 구분합니다.
예시) 07:05, 09:30, 12:09, 14:50
3. 시간 표시를 제외하고 쌍점(:)을 사용하는 경우, 왼쪽은 붙이고 오른쪽은 한 칸은 띄어쓰기합니다.(v는 띄어쓰기 표시)
예시) 수신자:v홍길동
4. 물결표는 앞말과 뒷말에 붙여 씁니다.
예시) 2020.06.01.~2020.06.30.
5. 본문에서 항목을 구분할 때는 다음과 같이 표기합니다.
첫째항 - 1, 2, 3, ...
둘째항 - 가, 나, 다, ...
셋째항 - 1), 2), 3), ...
넷째항 - 가), 나), 다), ...
다섯째항 - (1), (2), (3), ...
여섯째항 - (가), (나), (다), ...
6. 각 항목의 글은 항목표 왼쪽 기본선부터 시작하고 둘째 항목부터는 바로 위 항목의 위치에서 오른쪽으로 두 칸 띄어 씁니다.(v는 띄어쓰기 표시)
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제목vv○○○○
-------------------------------------------
1.v○○○○
vv가.v○○○○
vvvv1)v○○○○
vvvvvv가)v○○○○
2.v○○○○
vv가.v○○○○
vv나.v○○○○
3.v○○○○
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7. 끝 표시는 본문 내용의 마지막 글자에서 2칸 띄워 적습니다. 본문의 마지막이 오른쪽 한계선에서 끝나거나 표로 끝나는 경우 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 2칸을 띄워 끝 표시를 합니다.(v는 띄어쓰기 표시)
예시) ~ 바랍니다.vv끝.
공문서 관리 엑셀서식
공문은 작성한 기관을 대표하는 공식적인 문서이므로 외부로부터 접수받는 공문과 대외적으로 발송하는 공문 모두 체계적으로 관리할 필요가 있습니다. 공문서 발송대장, 공문서 접수대장 등 예스폼에서 서비스하고 있는 다양한 엑셀 서식을 활용해서 공문서를 간편하게 관리해보세요!
공문서 발송대장
기본 정보(연도, 성명 등)와 발송 일자, 수신처, 문서명, 문서번호, 발신자 정보를 입력하고
저장과 불러오기 기능을 이용하여 관리할 수 있도록 구성되어 있습니다.
공문서 접수대장
공문서 접수대장 엑셀 서식 자료입니다.
연도, 작성자, 접수일자, 접수번호, 문서명, 발신처 등을 입력하고 관리할 수 있도록 구성되어 있습니다.
공문서 인감날인 기록부
총무/서무 분야에서 사용하는 서식으로 회사나 기관 등의 거래, 계약 등의 행위를 증명하기 위해
사용되는 서류 중 공문서에서 사용되는 인감이 날인된 문서를 관리할 수 있는 공문서 인감날인 기록부입니다.
오늘 설명해드린 공문 작성법이 도움이 되셨나요?
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