기업에서 직원 관리를 위해 직원 면담을 진행하곤 하는데요. 정기 면담을 통해 직장 내의 문제에 대한 불만사항이나 업무 과정에서의 의견을 전달받을 수 있습니다. 면담을 통해 직원과 얼굴을 맞대어 이야기를 나누며 임금, 복지, 자기 계발, 혹은 직장 내 심각한 갈등이나 범죄에 대해서도 얘기를 나누어 볼 수 있는데요. 정확한 내용을 파악하고 추후 이를 개선하기 위해선 직원 면담 일지를 작성해야 합니다.
오늘은 직원 면담 일지 작성법 면담 방법에 대해서 알아보도록 하겠습니다.
📌 직원 면담의 목적
직원 면담을 진행하는 이유는 직원들의 잠재력을 이끌어 내기 위한 수단이며, 정기적 면담을 통해 양방향 소통을 진행하고 서로에게 피드백을 주고받으면서 회사의 비전과 목표를 상기시킬 수 있기 때문인데요. 또한 직원들이 원하는 바를 이해함으로써 그에 대한 적합한 지원이 가능하기 때문에 직원들의 업무 만족도나 능률을 높이는 데에 기여할 수 있습니다.
📌 직원 면담을 진행하는 방법
직원 면담을 잘 진행하기 위해서는 가장 먼저 직원들에게 사전에 면담 주제를 직원에게 공유하는 것이 좋습니다. 직원이 직접 요청해서 면담을 진행하는 경우가 아니라면 직원이 면담을 위해 평소에 생각했던 내용들을 정리할 시간이 필요하기 때문인데요. 예를 들어, “다음 주에 업무가 얼마나 익숙해졌는지, 평소 느끼는 고충이 있는지 정기 면담을 진행해 봅시다.”라고 면담 주제를 사전에 전달하면 면담의 효율을 더욱 높일 수 있습니다.
두 번째로는 친밀감이나 유대감을 바탕으로 수평적이고 편안한 대화를 나누는 것이 좋은데요. 업무적인 대화보다는 사적인 주제로 면담을 시작하여 분위기를 편하게 풀어나갈 수 있으며 관리자가 대화를 주도하기보다는 직원이 대화를 주도하도록 유도함으로써 직원이 좀 더 적극적으로 면담에 임할 수 있도록 도움을 줄 수 있습니다.
마지막으로 면담 내용은 면담 일지 양식에 맞추어 기록하고 면담에 대한 피드백을 면담 대상자에게 공유하여 긍정적으로 마무리하는 것이 좋은데요. 면담을 통해 합의한 내용에 대해 구체적으로 면담 일지에 기록하면 다음 면담을 진행할 때에도 중요한 자료로 활용될 수 있습니다.
📌 직원 면담 일지 작성법
직원 면담 일지를 작성할 때에는 면담 내용과 함께 처리사항, 처리결과에 대해 기록하여 면담 대상자의 요구사항과 그 실천 내용에 대해서도 함께 관리하는 것이 좋습니다.
또한 면담 내용을 기록할 때에는 6계단 면담 법에 해당하는 ‘과거, 현재, 미래, 목적, 도움, 기한’에 대해 기록하는 것이 좋은데요. 6계단 면담 법을 통해 면담 대상자가 과거와 현재에 업무 중에 느꼈던 부분을 검토하고, 미래에 개선하고 싶은 것을 확인할 수 있습니다.
그리고 해당 문제점의 개선 목적과 함께 회사나 상사, 동료들로부터 어떤 도움이 필요한지, 그 기한은 어떻게 설정해야 할지에 대해 확인하여 상세히 기록하는 것이 바람직한데요. 면담을 진행할 때에 앞에서 언급한 내용들이 반영된 직원 면담 일지 양식을 사용하면 이러한 세부사항을 놓치지 않고 면담 일지를 작성할 수 있으며, 이러한 양식을 참고하는 것은 상담을 진행하는 과정에도 상담 절차에 있어서 좋은 가이드라인이 될 수 있습니다.
📌 면담 일지 양식 모음
✅ 면담 기록부 양식
직원의 면담 내용을 기록하기 위한 예스폼 면담 기록부 양식입니다.
면담 요청 사유와 면담 내용 및 면담 결과 등 내용을 기재하는 면담 기록부 양식으로 예시 내용이 기재되어 있습니다.
면담기록부 - 부서별서식
면담기록부 샘플입니다. 직원의 면담내용을 기록하기 위한 기록부 양식입니다. 면담요청 사유와 면담내용 및 면담결과 등 내용을 기재하는 면담기록부 양식입니다.
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✅ 직원 면담 일지(제안사항)
업무 성과 및 발전을 위한 계획을 설정하는 데 활용될 수 있는 직원 면담 일지 양식입니다.
면담 일자, 면담 일지 내용, 면담 참여자 정보, 진행된 프로젝트 등을 명시할 수 있습니다. 특정 직원의 면담 일지 예시가 기재되어 있습니다.
직원면담 일지(제안사항) - 부서별서식
업무 성과 및 발전을 위한 계획을 설정하는 데 활용될 수 있는 직원면담 일지 양식입니다. 면담일자, 면담 내용, 면담 참여자 정보, 진행된 프로젝트 등을 명시할 수 있습니다. 특정 직원의 면담
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여기까지 직원 면담 일지 작성법 면담 방법에 대해서 알아보았습니다.
회사에는 여러 자산이 있지만 가장 소중한 자산은 바로 인력이 되어 주는 직원일 텐데요. 정기적인 면담을 진행하는 것은 직원들의 고충을 파악하고 능률을 높일 수 있을 뿐만이 아니라 직원이 회사를 떠나지 않도록 근무 환경을 개선하고 개인과 회사가 함께 발전할 수 있도록 도움을 줄 수 있습니다. 그러나 단순히 면담 진행 여부보다는 직원과 친밀한 관계를 유지하며 업무의 개선점을 파악하는 데에 성공하였는지가 더욱 중요한데요. 저희 예스에서 제공드리는 직원 면담 일지 양식을 활용하신다면 더욱더 간편하고 손쉽게 진행하실 수 있으실 겁니다.
감사합니다.
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