기업 행사 대행계약서(+행사의 시작부터 끝! 각종 양식)

행사란 여러 상황에 따라 다양한 사전적 의미를 내포하고 있으나, 일반적으로는 어떠한 사건이 일어나거나 이벤트, 경기 등 어떠한 일을 행하거나 발생함을 의미한다.

이처럼 행사라는 사전적 단어는 광범위한 다양한 사건 등을 포괄하기 때문에 자칫하면 그 뜻이 너무 광범위할 수 있으나, 기업에서 사용하는 행사란 정의는 일반적으로 기업의 이익이나 공적 목표와 같은 뚜렷한 목적을 가지고 사전에 계획된 내용을 토대로 이루어지는 사건이나 행사 등을 의미한다.

대행이란 타인을 대신하여 어떠한 권한이나 직무를 행하는 것을 말하는 것으로, 행사대행이란 업체나 기업에서 해야 할 특정한 이벤트(기업홍보, 상품홍보, 상품판매)등 행사에 관한 모든 일들을 관련 전문가가 위임(위탁 등)하여 이를 대신 행하고, 그에 따른 대가를 받아 수익을 취하는 형태의 대행업을 말한다.

 

 

기업행사 개요

 

 

기업행사란 기업이 뚜렷한 목적(기업내부행사, 기업 PR, 상품판매) 등을 달성하기 위해 특정대상을 참석시켜 근로자 및 고객의 욕구를 파악하고 나아가 대상자들을 만족시킬 수 있는 제도, 상품, 서비스 등을 창출하고 제공하는 행위이다. 

 

외부행사	내부행사
신체품발표회 / 상품박람회 / 상품전시회 제품 런칭회 / 세일 프로모션 / 패션쇼 모델하우스 오픈행사 / 기타행사	단합대회 / 워크숍 / 체육대회 / 전진대회 / 창립기념식 비전선포 / 기공식 / 준공식 / 세미나 / 시무식 / 종무식 신년결의대회 / 직장야유회 / 송년행사 연도시상식 / 연말파티 / 레크레이션

 

 

행사 관련 문서

 

 

행사 기획안	회사나 단체에서 행사 운영 등에 관한 전반적인 기획 내용을 명시한 문서로, 행사개요와 행사방향, 행사 구성 등의 내용을 상세하게 기재해야 한다. 또한 행사의 내용과 운영계획, 업무분장, 소요예산 등을 구체적으로기술하도록 한다.
행사 예산서	회사나 단체 등에서 행사를 기획하는데 들어가는 비용 등을 산출하여 기재한 문서로, 공급자의 정보, 항목, 수량, 단가, 공급가액, 세액 등의 항목을 적산형태로 기술한다.
행사 진행 계획서	행사 진행 순서, 시간표, 역할 분담 등을 포함한 문서
행사 참가 신청서	참가자가 행사에 참가 신청을 위해 작성하는 문서
행사평가서	행사 종료 후, 참가자 및 관계자들의 평가를 수집하여  분석한 결과를 기록한 문서

 

 

행사 대행계약서 작성요령

 

 

 

1. 계약서 기재사항

행사대행계약서를 작성할 때에는 행사내용 및 행사 관련 업무내용, 대금청구, 지급방법, 손해배상, 계약의 무효, 합의관할, 특약사항 등에 관한 항목 등 중요하고 핵심적인 부분에 누락이 없도록 계약서를 작성해야 한다.

 

2. 계약목적 및 법의 특정

행사대행계약서를 작성할 때에는 대행 의뢰자와 대행업자(행사대행회사)인 양당사자를 특정하여 'A'과 'B'로 구분하여 기재하고, 이하 부르는 호칭을 약어로 표시한다는 내용을 서술한다.

행사대행계약서 작성 시, 우선적으로 계약의 목적과 행사내용 등을 정확히 특정하여 확인한 후, 계약서를 기재해야 하고, 계약에 따른 행사를 어떠한 방법으로 진행할 것인가를 협의하여 약정하고 그 내용을 기재해야 한다. 특히 행사 방법을 설정할 때에는 의뢰자 'A'와 사전협의를 통해 진행상 발생할 수 있는 문제점을 최소화하는데 노력해야 한다.

 

3. 행사내용의 특정

행사의 대상을 분명히 특정하고, 그에 따른 행사일시, 행사장소, 행사내용 등 관련 내용을 특정하여 빠짐없이 기재한 후, 행사 진행에 따른 소요인력과 진행 비용 등에 대해 양 당사자가 협의하고 약정하여 그 내용을 명확하게 특정하여 기재한다. 예를 들면 다음과 같다.

- 행사 세부 정보 : 행사명, 목적, 일시, 장소, 참가 대상, 진행 순서 등
- 행사 대행 업체의 업무 범위와 책임 : 프로그램 기획, 참가자 모집, 현장 운영, 장비 대여, 프로모션 등 구체적인 업무 목록

 

4. 대금청구 및 지급방법

행사대행계약서를 작성할 때에는, 행사대금 및 행사진행 비용 부분에 대해 양 당사자가 협의 하에 결정하고, 계약과 동시에 지불하는 계약금 및 행사 종료 후 잔금 지불에 대해서도 명확히 협의해야 한다. 예를 들면 다음과 같다.

- 행사 대행 비용 : 총금액 및 세부 내역 (예: 프로그램 기획 비용, 현장 운영 비용 등)
- 지급 방법 : 계약금, 중도금, 잔금의 구분 및 비율
- 지급 시기 : 각 지급액의 지급일 및 납부 방법 (예: 선금은 계약일로부터 7일 이내에 납부)

특히, 행사대행과 관련하여 대금 청구 시, 부가세의 포함 유무를 특정하고, 행사를 진행하면서 필요하다고 인정하는 비용의 증감 부분의 범위도 양 당사자의 협의를 통해 특정해서 기재한다.

 

5. 손해배상

행사대행계약서를 작성할 때에는 손해배상에 대한 부분도 상세히 기재해야 할 필요가 있는데, 특히 대행업자 'B'가 위임한 의뢰자 'A'의 행사내용에 대해 불성실하게 이행하거나, 행사기일의 지연 및 계약된 내용 외의 행동으로 인하여 손해가 발생할 경우, 손해 부분에 대해 책임을 져야 한다는 내용을 계약서에 기재해야 한다.

행사를 진행하려는 당일 기상이변이나 특별한 상황의 발생으로 인하여 계약된 시간에 행사를 진행할 수 없을 경우, 양 당사자의 협의를 통해 행사날짜를 조정하여 행사를 진행할 수 있으며, 만일 행사의 지연이 길어져 행사 관련 장비나 인력의 추가비용이 예상되는 경우 당사자는 협의를 통해 계약금을 추가로 지급한다.

 

6. 특약사항

계약 당사자는 계약서를 작성함에 당사자의 의사에 의하여 특약사항으로 중요한 사항 등을 약정할 수 있고 이는 당사자의 의사에 의하여 일반 계약 내용에 우선 적용될 수 있다. 따라서 특약 사항을 정하여 기록할 때에는 여러 가지 면을 상고하여 협의하여 정함이 타당하다. 이를 통해 계약과 행사 진행 과정에서 발생할 수 있는 불필요한 오해와 분쟁을 최소화할 수 있기 때문이다. 특약사항의 구체적인 예를 들면 다음과 같다.

- 계약 해지 조건: 양 당사자의 계약 해지 요청 사유 및 절차, 통보 방법 등을 명시
- 기타 특별한 사항: 계약 당사자 간의 특별한 합의 사항이나 예외 조항 등을 포함
- 법적 분쟁 해결 : 계약 당사자 간의 분쟁 발생 시, 분쟁 해결 방법을 명시

 

 

 

 

행사 대행계약서 작성 시 주의사항

 

 

1. 명확한 계약 당사자 정보 기재

계약서에서 명확한 계약 당사자 정보를 기재해야 한다. 특히, 회사의 법인 등록번호를 기재하면 법인 대표자에게 계약상의 책임이 귀속되므로, 주의를 기울여야 한다. 계약 당사자 정보의 오류가 있을 경우, 계약의 효력에 영향을 미칠 수 있다.

 

2. 행사 대행 업무 범위 및 책임 명확화

행사 대행 업무 범위와 책임을 구체적으로 명시하여 서로 간의 혼란을 최소화하고, 업무 수행 시 발생할 수 있는 미비점이나 분쟁을 사전에 예방할 수 있다. 행사의 세부 계획, 참가자 모집, 장비 대여, 현장 운영, 프로모션 등 각 업무에 대한 내용을 자세히 기재하고, 대행업자가 수행할 업무와 갑이 수행할 업무를 명확히 구분하여 작성해야 한다.

 

3. 손해배상 조항과 계약 해지 조건 명시

계약서에 손해배상 조항과 계약 해지 조건을 명확하게 기재해야 한다. 손해배상 조항에서는 계약 위반, 미이행, 행사 중 발생하는 사고 등에 따른 책임 범위와 손해배상액의 산정 기준 및 절차를 구체적으로 명시해야 한다. 계약 해지 조건에서는 양 당사자의 계약 해지 요청 사유, 해지 절차 및 통보 방법 등을 규정하여 계약 당사자 간의 원활한 협상 및 분쟁 해결을 도모할 수 있다.

 

 

행사 양식 모음

 

 

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