비즈니스 업무용 이메일 작성 방법 숙지하기!

 

오늘은 사회 초년생들 또는 신입사원에게 보다 더 유용한 꿀팁들을 이야기해보려고 합니다. 처음 회사를 다니게 되면 상당히 많은 업무들을 이메일을 통해 주고받는지도 모르고, 이메일 매너를 알지 못하여 어려움을 겪을 수도 있습니다. 또한 신입 사원들의 경우에는 입사를 하기 이전에 이메일을 사용하는 경우가 거의 없어, 어떻게 이메일을 보내야 하는지 모르는 경우가 생각보다 많은 것 같은데요. 

오늘은 예스폼에서 직장인들을 위한 이메일 작성 방법에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

 

 

제목은 본문을 함축하여 한 문장으로

 

 

이메일의 제목은 메일 중에서도 가장 중요하다고 이야기할 수 있는데요. 입사한 지 얼마 되지 않은 신입사원이라면 수신하는 메일의 수가 적지만, 점점 회사 생활을 할수록 그와 비례하여 이메일 또한 많이 받을 수 있습니다. 특히나 이와 같은 경우에는 제목만 읽고 중요하지 않은 메일이라고 판단을 해 늦게 보는 경우들과, 이메일이 많이 쌓여 놓치는 경우들이 발생할 수 있는데요.

 

따라서 메일의 제목에는 본문 내용을 한 문장으로 함축하여 작성해 한눈에 해당 용건을 알아챌 수 있도록 작성을 해주시는 것이 상당히 중요합니다. 또한 상당히 중요하거나 급한 메일인 경우라면 제목 앞 부분에 [] 대괄호를 활용하여 급하다는 것을 표시해 주는 것이 좋고, 본인의 소속 부서를 함께 밝히는 것 또한 좋은 방법이라고 할 수 있는데요. '[XX 본부]~건'처럼 본인의 소속을 함께 밝히며 메일의 본문 내용을 간단하게 명사형으로 함축하여 작성해 주시는 것이 좋습니다. 하지만 회사 내부에 보내는 메일이 아니라 외부에 보내는 경우라면 [소속명]을 대신하여 [회사명]을 작성해 주시면 됩니다.

 

 

 

 

이메일 내용은 오타 없이 두괄식으로

 

 

이메일 작성 시에는 가장 중요한 내용이 먼저 작성되어야 한다는 것을 반드시 기억하셔야 하는데요. 우선 이메일을 전송을 하게 된 이유와 중요한 내용, 또한 요청사항 등을 우선적으로 간략하게 작성해 주시는 것이 좋습니다. 우선 명확하게 본인이 이메일을 작성한 용건을 간단하게 이야기하고, 부가 설명을 필요로 하는 부분들은 나중에 추가적으로 설명을 해주는 것이 좋은 방법인데요.

 

회사 생활에서 가장 기본이 되는 커뮤니케이션 수단은 바로 이메일로, 하루에도 수많은 이메일들을 보내고 받기 때문에 명확하지만 간략한 내용 전달을 하는 것이 상당히 중요한 부분입니다. 따라서 과도하게 구구절절한 내용은 절대적으로 금지해야 하며, 수신자가 메일을 보고 나서 ' 뭐 어떡하라는 거지?'와 같은 생각이 들지 않게끔 유의하셔야 하는데요.

 

또한 이메일 내용에 강조해야 하는 것이 있거나 내용이 길어지는 경우, 볼드체 또는 중간 제목을 이용하여 눈에 띄기 편하게끔 만들어주는 방법도 좋습니다. 마지막으로 작성 내용 속 오타가 있는지 확인하는 것은 필수인데요. 메일 속 오타를 발견하다면 상대방을 향한 신뢰가 상당히 떨어질 수 있습니다.

 

 

 

 

이메일 주소록 관리

 

 

이메일을 작성할 때마다 담당자 이메일 주소를 찾고 계신가요? 사내 직원의 이메일 주소나 제휴사의 담당자 이메일 주소를 모아 주소록을 따로 보관해보세요.

 

 

휴대폰 & 이메일 주소록	이메일 주소 등록신청서	사내 전자우편(이메일) 주소록

 

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