지출품의서 양식과 엑셀을 이용한 작성 방법

 

기업의 결재권자에게 특정한 사안에 대해 승인을 요청하는 문서를 품의서라고 하며, 그중에서도 임금이나 대금 등 회사 비용의 지출과 관련하여 결재를 받기 위한 문서를 지출품의서라고 합니다.

지출품의서를 작성할 때는 집행 내용이 예산편성의 목적에 부합하는지, 그 금액은 예산 범위와 법령, 지침 등에서 정한 기준에 부합하는지 등을 검토한 뒤에 결재와 승인을 받기 위한 설득력 있는 근거가 뒷받침되어야 합니다.

 

 

1. 지출품의서의 필요성

일반적으로 회사의 경비를 집행하기 이전에 미리 회사의 승인을 얻어야 합니다. 회사의 규모가 작아서 모든 집행의 결정이 신속하게 이루어지고 있다면 굳이 집행 전에 사전허가를 얻을 필요가 없는 경우도 있지만, 회사 규모가 커질수록 여기저기서 크고 작은 경비 집행이 이루어지기 때문에 결정권자 혼자서는 집행의 결정을 다 수행할 수 없게 됩니다.

따라서 지출품의서를 작성하여 집행에 대한 승인을 득하고 지출결의서를 통해 그 집행의 결과로 회계처리와 집행일자, 집행금액 그 외에 영수증 등을 첨부하여 결과사항을 다시 결재를 받는 과정을 거쳐야 합니다.

 

※ 품의서 작성이 필요한 경우

① 업무를 진행하기 위한 결제서류 작성
② 접수한 문서를 처리하기 위한 경우
③ 상급자의 지시사항을 처리하기 위한 경우
④ 법령이나 각종 규정 등의 근거에 의해 필요한 경우

 

 

2. 품의절차

품의의 절차는 편성된 예산의 목적을 달성하기 위해서 집행 의사를 결정하는 행위를 의미하나, 실질적으로 예산지출을 확정하는 행위는 아닙니다. 품의서를 작성하기 위한 순서는 다음과 같으며, 품의서를 작성할 때에는 결재권자에게 설득력을 가질 수 있도록 작성하는 것이 중요합니다.

 

 

3. 지출품의서 작성 시 유의사항

① 집행의 내용이 예산편성의 목적과 부합되는지 여부

② 집행 예정금액은 예산액의 범위 이내인지 또한 예산 배정 여부
③ 집행 예정금액이 법령 · 지침 등에서 정한 기준액과 부합되는지 여부
④ 자금의 지급(교부) 처는 정당한지 여부

 

 

4. 지출품의서 양식 및 작성 요령

 

 

① 품의에 대해 제시하는 근거가 설득력이 있어야 하며 간결하고 명확하게 작성해야 합니다.
② 제목만 보아도 무엇을 결재받기 위해서 제출한 서류인지 알 수 있도록 사용 목적을 제목에 분명히 나타내어야 합니다.
③ 집행의 목적, 집행액을 기재하고 집행내역을 작성할 때 복잡한 경우, 별지로 작성하여 내용을 충실하게 전달하여 적습니다.
④ 교부처(또는 지급처)를 작성하고 예산과목은 세목까지 상세하게 기재합니다.
⑤ 집행의 내용에 따라 예산 · 세입 · 회계부서의 협조를 구하여 작성합니다.

 

 

5. 엑셀에서 지출품의서를 작성하는 방법

 

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