거래 진행을 위한 첫 단추! 견적서 작성방법

견적서란 특정 공사나 물품공급, 상품 구매 등에 있어서 공급자가 발주자에게 공급 가능한 내용 및 제반 비용 등을 적산 형태로 기술하여 제출하는 문서를 말합니다. 견적서 작성은 발주자와 공급자 간의 거래에서 가장 첫 단계인 수주행위이자, 거래를 진행하기 위한 가장 중요한 문서라 할 수 있습니다.

발주자는 공급자의 견적서를 통해 가장 합리적인 선택을 할 수 있으며, 공급자 또한 자신이 원하는 금액을 요구하여 물건을 판매하거나 서비스할 수 있습니다. 견적서는 제공자가 발주자의 요구에 의하여 제공 가능한 최종 가격 근거이므로 공급자는 이를 근거로 자신의 판단 기준으로 정하며, 제출한 견적서로 근거로 계약이 성립됩니다.

 

 

1. 견적서의 효력

견적서는 공급자가 발주자에게 전달한 후를 기점으로, 특정조건이 없는 경우, 발주자가 결정한 사안에 대해 공급자의 권리행사는 이루어지지 않습니다. 다만, 이를 부당하게 사용하거나 사전 약속을 위반한 경우에 한해서만 해당 견적서에 대하여 공급자 권리를 행사할 수 있습니다. 민주 자본주의 경제구조에서는 견적서 자체가 경쟁의 수단이 되므로 이의 비교 및 분석, 평가에 이용될 수 있습니다.

 

 

2. 견적서의 종류

 

견적서의 종류	견적서 구성내용
단위대가 견적서	각 품목별로 기본수요를 나열식으로 표시하는 가장 일반적인 견적서 형식으로서 특별한 형식이나 규정이 존재하지는 않습니다. 일반적으로 품목, 단위, 규격, 수량, 단가, 금액 등을 명시하는 것이 관례입니다.
일위대가 견적서	건설, 시설, 인테리어 공사 등 많은 양의 공종과 공정 등을 체계적으로 분류하여 모든 소요 자재 및 부속 대가를 상세하게 원가계산 방식에 의거 견적서를 작성하는 방식입니다.
품목대가 견적서	품목대가 견적서는 견적서 보다 물품공급 명세서에 더 가깝습니다. 공급하고자하는 품목을 나열식으로 기술하고 각 품목별 공급단가를 함께 표시합니다.
영문 견적서 (외국 고객)	외국 고객을 상대로 견적서를 제출 할 때는 문화적 차이나 사무관례상 우리방식과는 조금 다릅니다. 물론 고객 측에서 한국인 전담 직원이 있다면 좋겠지만 그렇지 않다면 우리의 견적서에 해당하는 INVOICE를 작성하여 제출하면 됩니다.

 

 

3. 견적서 작성방법

견적서는 쌍방 간에 이해관계가 있기 때문에, 매매계약을 할 때는 우선 그 견적에 의거하여 검토한 다음 쌍방의 합의가 이루어지면 계약이 성립됩니다. 특히 국외거래일 경우, 상품 가격에다 포장비·수송비·보험료 등 수출에 필요한 제반 경비와 이익금을 가산합니다. 수입을 할 때는 수입상품 가격에 제반 경비와 관세 및 기타 비용을 가산합니다.
견적서를 작성하여 제출함과 동시에 계약이 성립되는 것이므로 가능한 표준 용어로 작성하여 신뢰감을 주도록 합니다.

 

 

4. 견적서 작성 시 유의사항

공사 견적서의 경우, 시공 상의 난이도에 따라 추가 구조물이나 장비, 전력 공사 등이 소요될 수 있으므로 충분히 감안해서 작성해야 합니다. 견적서에 표시되는 모든 자재는 사전에 철저하게 검증하여 실제 구매 가능한 제품인지, 제작 상 난이도, 유지보수 차원의 어려움 등을 포괄적으로 인식해야 합니다. 한번 작성한 견적서는 법적인 효력을 가지므로 사전에 철저히 계산된 형식 및 내용으로 견적서를 작성해야만 성공할 수 있습니다.

4-1. 견적서 작성 요령을 숙지하도록 합니다.
견적서를 작성할 때는 각 공정별로 섹션을 분리하여 기술하며 소계를 산출하여 고객이 최대한 이해할 수 있도록 배려해야 합니다. 만약 고객이 이해를 하지 못하면 일단 D/C부터 요구하게 되므로 모든 항목을 친절하게 보여줄 수 있어야 합니다. 적정 이윤과 경상 경비를 반드시 포함을 하되 기술적으로 각 품목별로 분산하는 견적서 작성 요령이 필요합니다.

4-2. 정확한 계산을 통해 고객에게 신뢰감을 주도록 합니다.
견적에 포함되는 모든 품목은 소수점 자리까지 표시하는 것이 좋습니다. 이렇게 자세하게 기재하면 산출 근거의 신뢰성을 높일 수 있고 견적서 작성자의 투명성을 증명할 수 있습니다. 같은 고객에게 여러 번 견적서를 제출할 때는 기본 형태를 그대로 유지하면서 일관성을 가져야 신뢰성을 가질 수 있습니다.

4-3. 견적서 작성 후 관리에도 신경 써야 합니다.
혹시 있을지 모르는 분쟁에 대비해 견적서 사본은 반드시 보관하는 것이 좋습니다. 계약서를 작성하지 못할 때는 제출견적서의 사본에 고객의 서명만 있어도 합법적인 계약서로 유효합니다.

 

 

5. 견적서 양식 샘플 및 작성요령

 

 

① 견적서의 제목
최상단의 견적서 제목은 견적서의 종류에 따라 결정됩니다. 예를 들어 광고 제작 견적서, 간판 제작 견적서 등으로 표시하면 됩니다.

② 일련번호
견적서의 순서를 매길 수 있도록 일련번호를 적습니다. 사용자가 편의에 의해 번호를 정해 수정할 수도 있습니다.

③ 품명 및 규격, 수량
견적되는 제품의 정보를 기재하는 항목입니다. 예를 들어 공사 견적서를 작성할 경우 건설의 주요 품목 장판, 페인트, 인건비 등 공사에 사용된 물품명과 규격, 수량을 간략하게 기재합니다.

④ 단가
품명에 대한 가격을 적는 항목입니다. 단가를 잘못 적을 경우 총액에도 영향을 미치므로 개별 물품의 단가를 꼼꼼하게 체크하여 기재하여야 합니다.

⑤ 금액
견적서에 포함된 제품 수량과 단가를 곱한 금액을 적는 항목입니다.

⑥ 공급가액
견적서에 포함된 제품의 공급가 총액을 계산하여 적습니다.

⑦ 부가세(세액)
견적서 발행자가 세금계산서를 발행하는 경우 부가가치세(10%)를 기입하면 됩니다.
부가세는 공급가액에 부가가치세율(10%)을 곱한 금액을 기입합니다.

⑧ 총계
⑥ 공급가액에 + ⑦ 부가세(공급가액의 10%)를 더한 금액을 기재합니다.

⑨ 비고
견적서의 유효기간, 결재방법(현금, 수표), 결재기간(선불, 후불, 선 50%, 후 50%) 등을 기재하는 항목입니다.

 

 

6. 엑셀 2016에서 견적서를 작성하는 방법

 

 

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