개인정보 제공 동의서는 말 그대로 타인의 개인정보를 수집하고 이용해도 되는지에 대한 동의를 구하는 서류인데요, 다양한 곳에서 사용을 하고 있지만 쉽게 접하고 사용하는 곳이 아마 어느 사이트에 회원가입을 할 때 보신 적이 있을 겁니다. 개인정보 제공 동의서를 받을 때 꼼꼼하게 읽으시는 분도 있지만 대부분의 사람들이 읽지 않고 동의하기를 누르지 않을까 하는 생각이 드는데요. 그렇다면 반대로 본인이 타인의 개인정보 제공 동의서를 얻기 위해 어떤 항목을 작성해야 하는지 궁금하신 분들이 많을 겁니다.
오늘은 예스폼에서 개인정보제공동의서 작성법에 대해서 알아보도록 하겠습니다.
개인정보제공동의서 작성 시 주의사항
1. 동의서 제목을 구체적으로 작성한다.
어떤 이유로 본인의 회사에서 개인정보를 원하는지, 동의를 받는 목적이 무엇인지 고객에게 알려주기 위한 첫 시작이 바로 제목인데요. 위에 말씀드린 대로 제대로 읽지 않고 진행하는 분들이 많더라도 제목은 읽기 때문에 아무 생각 없지 개인정보 제공 동의서에 서명하는 일은 적어질 것입니다.
2. 반드시 회사, 사업자 명칭을 동의서에 작성한다.
사업의 목적은 각자 다 다르기 때문에 어떤 회사에서, 누가 고객의 개인정보를 요구하는지 고객은 알 권리가 있는데요. 특히 중개 플랫폼을 운영하는 회사는 꼭 인지하여 동의서를 작성하시기 바라며, 반대로 오프라인에서 서면으로 동의서를 받을 때에 고객의 동의 서명을 꼭 받아야 합니다.
3. 개인정보를 수집하는 목적은 자세하고 명확하게 작성해야 합니다.
우리 회사가 어떤 목적으로 고객의 개인정보가 필요하고 수집하려는지 구체적으로 동의서에 작성해야 하는데요. 예를 들어 회원 가입을 위해서 고객의 개인정보가 필요한 이유는 본인확인, 부정가입 방지 등등의 이유의 목적을 가지고 있을 겁니다. 이때 중요한 사항으로 목적을 작성할 때는 한, 두 개의 목적만 간단하게 작성하는 것이 아닌 자세하고 명확하게 필요한 목적을 작성해야 합니다.
4. 개인정보는 사업의 목적에 필요한 정보만 수집한다.
3번에서 말씀드린 것과 비슷한 이유로 개인정보를 수집할 때는 사업에 꼭 필요한 정보만을 수집해야 합니다. 개인정보 보호법으로 목적에 필요한 최소한의 개인정보를 수집하여야 하며, 개인정보를 수집하는 자(본인의 회사)가 고객의 개인정보가 최소한의 필요 정보라는 것을 입증해야 하도록 정하고 있기 때문입니다. 또한 비슷한 맥락으로 주민등록번호는 수집을 금지하고 있으니 절대 수집하시면 안 된다는 것을 인지하시기 바랍니다.
5. 고객의 개인정보 보관 기간을 정해야 한다.
고객의 개인정보를 영구, 혹은 오랫동안 보관하고 있으면 보안이 취약해졌을 때, 해킹 등으로 인해 유출이 될 위험이 상당히 크기 때문에 개인정보는 필요한 기간만 보관할 수 있도록 해야 합니다. 다만 동의서를 받은 사업의 종류에 따라 법이 정해 놓은 기간이 있을 수도 있으니 이점을 참고하여 보관 기간을 정해야 하는데요. 예를 들면 전자상거래 법으로 정해놓은 고객의 결제 및 거래 기록은 5년 동안 정보를 보관하도록 정해 두었습니다.
6. 회사의 이벤트, 홍보, 판매를 제공하고 싶다면 고객의 동의를 얻어야 한다.
이 부분의 경우 고객이 회원 가입을 할 때 선택적 항목으로 동의를 구하고 있는 것을 보셨을 겁니다. 고객의 개인정보를 수집할 때 얻은 전화번호로 회사의 이벤트, 홍보, 판매를 제공하고 싶다면 미리 고객의 동의를 받아야 하는데요. 고객의 동의를 얻을 때는 보통 회원 가입, 혹은 이벤트를 진행하여 홍보를 하고 싶을 때 동의를 구하는 경우가 많습니다.
7. 동의서를 작성할 때 확실하게 보여줘야 할 항목이 있다.
동의서에는 많은 내용의 필요한 정보를 작성해야 하는데요. 그중에서도 '보유 및 이용 기간', '고객의 개인정보를 제공받는 제3자, 제공하는 목적, 제공받는 제3자의 보유 및 이용 기간'의 항목은 확실하게 보일 수 있도록 다른 내용의 글씨 크기보다 크게 하거나, 굵게 표시하고 글자의 색을 다르게 하는 것이 좋습니다.
우리 회사가 수집한 개인정보 제공, 위탁 시 주의사항
간혹 사업을 운영하면서 타 업체와 제휴를 맺거나 협업을 진행하는 등의 경우가 생길 수도 있는데요. 이럴 경우에는 본인 업체에서 수집한 고객의 정보를 타 업체에 제공해야 하는 일이 발생하는데, 반드시 고객에게 개인정보 제3자 제공 동의서를 받아야 합니다. 혹여 제공을 받아야 할 타 업체 많이 있다 하더라도 반드시 모든 업체를 작성해야 하는데, 고객은 본인의 정보가 어떤 회사에서 제공받는지에 알 권리가 있습니다. 또한 소중한 고객의 개인정보를 위해 타 업체에 제공 시 필요한 정보만 제공하시기 바랍니다.
반면에 타 업체에 위탁을 할 경우에는 고객의 동의가 필요하지 않는데요. 위탁과 제공의 차이점은 우리 회사의 업무를 진행할 때 시설, 인력 부족 등의 이유로 업무 진행 여건이 안 될 때 외부 업체에 맡기는 것을 위탁이라 하며, 타 업체가 타 업체의 사업 이득을 위해 고객의 정보를 요청하는 경우는 제공이라 합니다. 예를 들어 우리 회사의 사업 마케팅을 위해 고객에게 문자메시지를 발송하는 업무를 외부 인력의 힘을 빌려 보내는 경우는 위탁이 맞습니다. 따라서 위탁을 진행할 때는 고객의 동의를 받을 필요는 없지만 위에서 계속 말씀드린 대로 고객은 본인의 정보가 어디서 사용되는지 알 권리가 있기 때문에 고객에게 알려줄 필요가 있습니다.
개인정보제공동의서 양식
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| 개인정보수집 및 활용동의서 | 개인정보 제공 및 활용 승낙서 | 개인정보 수집·이용·제공 동의서 |
여기까지 예스폼에서 개인정보제공동의서 작성법에 대해서 알아보았습니다.
개인정보는 본인의 회사의 소유가 아닌 각자의 고객의 소중한 개인 정보이기 때문에 동의서를 작성할 때 선택은 고객이 직접 선택할 수 있게 해주시기 바랍니다. 그리고 서비스, 회사의 사업 종목에 따라 개인정보를 수집하는 목적 등이 다르지만 저의 예스폼에서 제공드리는 개인정보제공동의서 양식을 활용하시면 보다 편하게 동의서를 작성하실 수 있으실 겁니다.
감사합니다.
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