이사회의사록 왜 필요할까요? 작성 시 주의사항까지 알려드려요!

 

 

법인 사업체의 경우 사업을 운영하다 보면 크고 작게 결정해야 하는 일들이 발생하기 마련인데요. 대부분의 문제들은 회사의 의결기관으로서 중요한 사안에 대한 결의를 하는 이사회에 의해 결정되게 됩니다. 때문에 이사회가 관련 회의를 진행하는 상황 속에서는 어떤 과정을 통해 해당 문제에 대한 결과를 도출되었는지 등의 회의 관련 내용을 작성 두어야만 하는데요. 이때 작성하는 문서를 바로 의사록이라고 합니다.

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오늘은 예스폼에서 이사회의사록의 필요성, 작성 시 주의사항에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

 

 

 

 

이사회의사록의 의미와 필요성

 

 

이사회의사록은 앞서 말씀드린 것과 같이 이사 회의에서 나온 내용 및 결과를 모두 기록한 문서를 의미하는데요. 이는 법적인 근거가 있을 정도로 중요한 문서이므로 회의 내용의 기록 보존 및 공표, 반포에 목적을 지니고 의사 공개를 통해 의사록을 작성해야 하며 이 모든 내용과 결과에는 반드시 이사회에 참석한 사람들의 성명과 기명날인이 되어 있어야 합니다. 이사회의사록이 필요한 이유는 대부분 금융기관 등에서 회사 자본금으로 대출을 진행할 경우에 해당 금융기관에 제출하는 중요한 서류 중 하나이기 때문인데요. 대출 관련하여 대표이사 사적인 행동이 아니라는 것을 입증하기 위해 반드시 이사회의사록이 제출되어야 하며, 대출 관련은 대표이사가 모두 책임진다는 위임 사실 내용이 명시되어 있어야 합니다.

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이사회의사록 작성 시 주의사항

 

 

이사회의사록은 한 기업의 총 의사를 결정하는 회의를 담은 기록이기 때문에 반드시 아래 주의사항을 숙지 후 작성하는 것이 중요합니다.

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1. 이사회의 당시 모든 내용을 빠짐없이 기록

어떤 이유든지 간에 이사회를 개최했다면 반드시 이사회의사록을 작성해야 하는데요. 이때 날짜부터 참석인원, 참석 명단, 안건, 결정사항, 진행 과정 및 결과 등 빠짐없이 기록해야 합니다.

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2. 비밀유지 및 보호

이사회의사록에 대한 내용이 외부로 유출될 경우 심각한 문제를 야기할 수 있기 때문에 비밀 유지 및 보호에 신경 써야 하는데요. 이사회의사록은 혼사에 비치하는 것이 기본이며 만약 어떤 목적으로 의사록을 제출해야 할 경우 원본대조필 도장과 법인 인감이 찍힌 사본을 제출합니다.

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3. 이사회 참석 이사의 서명 및 대표자 출석

이사회 소집은 이사 인원 누구나 가능하지만 어떤 이사를 소집할 것인지에 대해서는 지정한 이사 몇 명을 제외하곤 선택할 수 없는데요. 이사회는 대리 행사를 진행할 수 없기 때문에 반드시 참석 이사 및 대표자가 참석하여 기명날인을 해야 합니다.

 

 

 

 

 

예스폼 이사회 회의록

 

 

예스폼에서 제공 드리는 해당 이사회 회의록은 이사회에서 회의를 진행하며 회의 안건에 대해 결의하기 위한 양식으로, 회의 일자와 회의 시간 및 참석 이사회 명단 등 내용을 입력할 수 있는데요. 이사 총수, 문서번호, 회의 장소, 참석 이사, 참석 이사회 명단의 직위 성명 서명란 등으로 구성되어 있어 정관에 의거 합법적으로 이사회가 개최되었음을 선언하고 안건을 심의 및 결의할 수 있으므로 관련 회의를 위해 양식이 필요하신 분들이라면 오늘 예스폼에서 제공 드리는 해당 양식을 활용해 보시기 바라겠습니다.

 

 

 

예스폼 서면이사회 의사록

 

 

또한 예스폼에서 제공 드리는 해당 양식은 이사회에서 회의를 진행하며 회의 안건에 대해 결의하기 위한 양식으로 회의 일자와 회의 시간 및 참석 이사회 명단 등 내용을 입력하는 이사회 회의록인데요. 건명, 부번의호, 날짜, 동의함, 부동의함으로 나뉘어 성명과 서명을 작성할 수 있는 항목이 있고 표제와 같은 별첨 사항은 이사회 규정에 의거 정식이사회에 상정부의함이 없이 문서로서 의사의 동의(의결)를 얻어 시행할 수 있는 내용으로 구성되어 있으므로 문서 검토 후 동의 여부를 날인 표기할 수 있는 양식을 찾고 계신 분들이라면 활용해 보시기 바라겠습니다.

 

 

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여기까지 예스폼에서 이사회의사록의 필요성, 작성 시 주의사항에 대해서 알아보았습니다.

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원활한 이사회를 진행하기 위해선 사전에 시나리오를 제작하여 어떠한 상황이 발생할지 미리 예측하고 해결 방안을 찾는 것이 좋은데요. 보편적으로 이사회 회의가 소집될 경우 약 1주일 전에 통지문을 발송하지만 예외의 사항으로 바로 회의를 진행할 수도 있습니다. 하지만 통지할 대상에게 이사회에 관련한 내용을 전달하지 않은 상태로 이사회가 진행된다면 어떤 결과가 나오더라도 그 결과는 무효가 되는데요. 한 회사를 대표하여 의사를 결정하는 회의인 만큼 이사회 대상자들에게 반드시 통지문을 전달하고 오늘 예스폼에서 제공 드린 이사회의사록 작성 시 주의사항을 유의하시어 회의 관련 내용을 기재해 보시기 바라겠습니다.

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감사합니다.

 

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이사회회의록 - 부서별서식

 

 

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서면이사회 의사록 - 부서별서식

 

 

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