직장인 비즈니스 통화 매너, 이것만 따라해도 매너 갑!

 

직장인에게 전화는 결코 피할 수 없는 업무의 한 부분으로 원활한 소통을 도와주는 매체로 쓰이고 있는 필수 커뮤니케이션 수단인데요. 서로서로 간의 원활한 업무와 효율을 위해서 전화는 가장 중요한 부분이면서도 동시에 서로가 마땅히 지켜야 할 기본적인 통화 매너가 있답니다. 알고 보면 당연한 이야기라고 생각할 수도 있겠지만, 때로는 너무 바쁜 상황 속에서 이런 당연한 부분들을 잊어버리게 될 수 있기 때문에 평소 나의 통화 매너가 잘 지켜지고 있는지 한번 확인해 보는 것도 좋을 것 같은데요.

오늘은 예스폼에서 직장인들이 알아야 하는 통화 매너에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

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나의 소속을 밝히자

 

 

평소 업무 중에 통화를 비교적 자주 하시는 분들이라면 자신의 소속을 밝히는 부분에 대해 잘 알고 계실 것 같은데요. 하지만 원숭이도 나무에 떨어지는 법, 어떤 경우에는 깜빡하고 잊어버릴 수 있는 부분이기 때문에 주의하시는 것이 필요합니다. 통화를 걸게 되는 곳이 회사 밖이라면 반드시 자신의 소속과 이름, 사내에서 진행되는 통화라면 부서와 팀, 이름을 기본적으로 밝혀야 전화를 받는 사람도 어떤 요건으로 전화를 걸게 되었는지 대충 짐작이 가능한데요. 물론 전화를 받을 때도 마찬가지로 회사와 부서, 이름과 직급을 밝히고 용건을 말하는 것이 기본적인 통화 매너 중 하나입니다.

 

 

 

핵심 키워드를 먼저 알리자

 

 

만약 통화를 거는 사람에게 어떤 사항을 문의하거나 요청해야 할 상황이라면, 통화를 건 후 인사와 소속을 밝히고 왜 전화를 하게 되었는지 통화 내용의 핵심 키워드를 먼저 알리는 것이 좋은데요. 전화를 받은 상대방도 마찬가지로 여러 업무 상황 중에 통화를 하게 된 상황이기 때문에 업무 중 전화 상황이 발생하게 되면 어떤 이슈를 바로 떠올려야 하는지 미리 요점을 파악할 수 있어 더욱 효율적인 통화를 이어나갈 수 있는데, 만약 핵심 키워드를 하나도 밝히지 않은 채 사건의 발단과 결말까지 이야기를 쭉 이어나가게 된다면 상대방은 더욱 이야기의 핵심과 이슈를 파악하기 어려운 상황이 만들어질 수 있습니다.

 

 

복잡한 내용은 이메일과 함께 전달하자

 

 

글로 내용을 표현해야 하는 이메일은 때론 통화를 하는 것보다 더 귀찮은 일처럼 느껴질 때도 있는데요. 하지만 통화를 하게 되면 같은 내용이라도 더욱 많은 시간이 소요되며, 기록도 남지 않는다는 단점이 있습니다. 즉, 비교적 내용이 길고 복잡한 종류의 이슈라면 통화로 간단히 상황만 설명을 진행한 후에 이메일을 통해 더 자세한 내용을 추가로 전달하는 것이 더욱 상호보완적이며 효율적인 업무 과정을 이끌어 낼 수 있는데요. 만약 중요한 사항의 이메일이라면 상대방이 확인을 할 때까지 그저 기다리는 것보다는 전화를 걸어 이메일 송부 완료된 내역을 다시 한번 알려주는 것이 더욱 효과적인 소통 과정이 될 수 있겠습니다.

 

 

 

내용을 미리 정리한 후 통화하자

 

 

만약 통화로 전달해야 할 이슈에 관해서 미리 정리를 해두지 않을 경우 전화를 걸고 나서 더욱 난처한 상황을 만나게 될 수 있는데요. 업무 중 전화를 받아야 하는 상대방을 위해서라도 통화 시간을 최대한 줄이기 위해 내가 요청할 내용을 미리 메모장이나, 수첩에 정리해 두고 빠르고 원활한 통화 진행이 이루어질 수 있도록 준비해 두는 것이 좋습니다.

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통화는 한 번에, 3분 이내로 끝내자

 

 

업무 중에 통화가 필요하다고 해서 절대 수시로 전화를 거는 건 통화 매너가 아닌데요. 꼭 당장 전달해야 하는 급한 상황이 아니라면 메모를 해두고, 후에 이러한 여러 가지 용건들이 쌓였을 때 한 번에 전달하는 것이 더욱 간결한 통화 과정이라고 볼 수 있습니다. 또한 업무 상의 통화는 너무 길어지지 않게 최대한 3분을 넘기지 않도록 하는 것이 좋은데요. 그 이상의 시간이 소요되는 무거운 이슈가 터진 상황이라면 직접 대면 회의를 진행하거나 메일로 연락을 공유하는 것이 효율적인 방법 중 하나입니다.

 

 

전화 관련 서식 모음

 

 

전화상담 관리 프로그램	거래처 인명부 전화번호부	전화 메모 양식

전화 상담일지	사내 전화번호 목록부	전화상담 기록일지

 

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