기업에서 업무를 할 때 발생하는 비용은 모두 법인카드나 기업의 돈을 사용하여 처리를 해야 하는데요. 간혹 갑작스러운 상황 혹은 급한 상황에 법인 카드가 아닌 직원의 개인 카드로 먼저 비용을 처리하는 경우가 있습니다. 이럴 경우에는 추후 개인 카드를 사용하여 업무를 진행한 직원에게 기업은 사용한 금액을 되돌려줘야 하는데요. 직원이 개인카드로 지출한 경비를 처리하는 것은 그리 어렵진 않아도 가능한 법인 카드를 사용하는 것이 좋습니다.
오늘은 예스폼에서 개인카드로 지출한 경비 처리 방법 및 경비 처리 시 주의사항에 대해서 알아보도록 하겠습니다.
개인카드 경비 처리 방법 및 주의사항
직원이 업무상 필요에 의해 사용한 개인 카드 경비 처리가 진행되기 위해선 가장 중요한 게 바로 개인카드를 사용했다는 영수증인데요. 개인정보법에 의거하여 기업에서 개인이 사용한 카드 내역은 수집할 수가 없기 때문에 직원 스스로 금액을 지불한 영수증을 보관해야 합니다. 이 영수증은 단순히 기업에 직원이 업무상 어떤 이유로 개인 카드를 사용하여 무엇을 얼마나 구매하였는지 확인하는 것도 있지만, 기업 세금에 대한 세무처리를 해야 하기 때문에 영수증이 필요한 것인데요. 세무 처리를 위해선 반드시 개인 카드를 사용한 업체의 사업자 번호, 사용한 날짜와 시간, 영수한 금액에 대한 정보가 있어야 하기 때문에 만약 직원에게 받은 영수증에 해당 사항 중 한 가지라도 파악이 어렵다면 영수증을 다시 발급받아 올 것을 요청해야 합니다.
직원이 사용한 개인 카드의 영수증을 확인했다면 기업을 위해 지출한 것이기 때문에 기업에서 반드시 직원의 개인 통장으로 지출한 금액만큼 되돌려줘야 하는데요. 비용을 되돌려 주는 방법은 회사 내부 규정에 따라 혹은 즉시 입금해 주거나 개인 지출 비용을 되돌려주는 지정된 금액, 일정에 맞춰 되돌려주면 되는데, 그 방법은 직원의 월급 통장, 현금, 계좌 이체 등 직원과 합의 후 되돌려주시면 됩니다.
개인카드 경비 처리를 위한 영수증을 확인하여 직원에게 지출된 비용을 환급해 줬다면 지출된 금액에 대한 전표를 입력해야 합니다. 만약 법인 카드를 사용하여 비용을 처리했다면 홈택스에 등록된 법인 카드 사용 내역에 자동으로 입력되어 연말 세금을 계산할 때 손쉽게 조회를 할 수 있는데요. 이렇게 직원 개인의 카드를 사용하여 경비를 처리했을 경우 전산으로 자동 입력이 안되기 때문에 직접 수기로 표시해야 하는 번거로움이 있습니다. 수기로 전표를 기입하게 될 경우 생각보다 누락되는 경우가 많이 발생하는데요. 누락된 금액을 뒤늦게 알아 정산 시 기입이 안되었을 경우 매입세액을 인정받지 못하기 때문에 수기로 작성 시 신중하게 작성하고 꼼꼼하게 확인해야 합니다.
법인 카드를 사용해야 하는 이유
되도록이면 법인 카드를 사용해야 하는 이유는 앞서 말씀드린 것처럼 경비 처리 전표를 작성할 때 수기로 작성해야 하는 불편함과 누락될 가능성이 큰 것도 있지만 만약 세무 대행업체를 이용하고 있는 기업이라면 세무 대행을 하는 요금이 더 높아질 수도 있기 때문인데요. 직원의 개인 카드를 사용했을 경우 세무 경비 처리에는 많은 번거로움이 있고 직원 연말 정산을 진행할 때에도 사용내역을 직접 찾아 개인 카드 사용으로 인한 지출 내역을 제외한 후에 다시 정리하여 연말정산 신고를 진행해야 하기 때문에 세무 대행업체에서는 그 과정이 상당히 까다롭고 번거로워 세무대행 서비스 요금이 인상될 수도 있습니다.
일일 경비지출내역서 - 부서별서식
일일 경비지출내역서 양식 자료입니다. 회사에서 일일 경비 지출내역을 기록하기 위한 서식으로 내역과 항목구분 및 지출금액 등 내용을 작성하는 일일 경비지출내역서입니다.
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예스폼 일일 경비 지출 내역서
회사에서 일일 경비 지출 내역을 기록하기 위한 서식으로 내역과 항목 구분 및 지출 금액 등 내용을 작성하는 일일 경비 지출 내역서인데요. 하루마다 개인 카드로 지출한 경비 내역을 작성하는 항목으로 일자, 지출 총액, 항목 구분, 내역, 금액, 비고가 있으며 마지막에 지출 비용의 합계를 적을 수 있는 칸으로 구성되어 있습니다.
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