고객에게 가격 인상을 알리는 단가 인상공문 양식

 

납품업체와 거래를 이어가면서 시장 상황이나 원재료 가격 등의 변동으로 인해 물품의 단가를 인상해야 할 경우가 발생합니다. 이럴 때 정확하고 명료한 공문을 통해 상대방에게 인상 사유와 적용 시기 등을 알리는 것이 중요한데요. 오늘은 예스폼에서 고객에게 가격 인상사실을 전파하고 양해를 구하는 단가인상공문 양식과 작성방법을 알아보도록 하겠습니다.

 

 

단가인상공문이란?

 

 

물품을 납품하는 중에 원자재의 가격 인상으로 인하여 단가가 인상되는 경우 거래처에 서신으로 알리기 위해 작성하는 것이 단가인상공문인데요. 메신저나 이메일, 음성 통화를 이용해서도 가격 인상 사실을 알릴 수도 있을 텐데 굳이 공문은 따로 작성하여 보내는 이유는 가격 인상 사실을 언제 전파했는지 기록으로 남겨두기 위함도 있지만, 공문의 내용이 업무 담당자 개인의 의견이 아니라 회사나 기관을 대표하여 보내는 것임을 공식적으로 증명하기 위함이기도 합니다.

 

따라서 공문을 작성할 때는 격식을 차려 작성하는 것이 중요합니다. 용이성, 간결성, 정확성 3가지 측면에서 유의해 작성하면 되는데요. 수신인이 익히 알 수 있고, 읽기 쉬운 단어라고 판단되는 단어를 사용하며, 비속어나 은어는 사용하면 안 되는데 이것이 바로 용이성입니다. 불필요한 수식어구나 내용 등으로 문장이 길어지지 않고 간결하게 작성해야 하며, 가독성이 높아질 수 있도록 각 항목들을 구분하여 작성해야 하는 것이 간결성인데요. 또한 수신인과 발신인, 수신 날짜를 명시하여 육하원칙에 따라 본문을 작성해야 하는데, 수치나 명칭에 대해 오표기로 인한 혼동이 없도록 명확하게 작성해야 합니다.

이외에도 공문 작성시에 더 신경 써야 할 점이 있습니다. 해당하는 공문을 작성하는 목적을 파악하여 작성해야 하고, 공문에 법령해석과 행정해석에 관련된 부분이 있다면 충분한 정보를 수집하여 작성하는 것이 좋은데요. 또한 초안과 본안을 순서대로 작성한 뒤 최종으로 검토하고, 결재하여 공문을 발송해야 합니다. 고시ㆍ공고 등 일정한 사항을 알리기 위한 공문의 경우에는 수신자에게 도달되는 순간부터 효력이 발생하는데요. 따라서 5일 이상의 기간을 두고 사전에 공지하여 착오가 없도록 하는 것이 좋습니다.

 

 

 

고객의 기분을 상하지 않게 작성하는 법

 

 

원자재 가격 인상이나 공급망 차질 등 시장 상황에 따라서 가격이 인상될 수 있다는 걸 누구나 알고 있지만, 현재 이용하고 있는 제품이나 서비스의 가격이 오르는 것을 좋아하는 소비자는 없을 텐데요. 기업의 입장에서도 가격 인상으로 인하여 얻는 이득보다 고객의 수요감소로 인한 손해가 커지는 것을 두려워합니다. 따라서 가격 인상으로 인해 고객이 이탈하는 것을 최소화하려면 단가 인상의 사유와 서비스 개선 노력 등을 공문에 강조하여 작성하여야 하는데요. 고객의 기분이 상하지 않도록 공문을 작성하려면 아래와 같은 내용을 따라 해보시기 바랍니다.

 

 

1. 공손하고 상냥한 어조를 사용한다.
공문의 어조는 공손하고 상냥하게 작성하여 고객이 불편함을 느끼지 않도록 합니다. 예를 들어, "불가피한 사정으로 인해" 또는 "어쩔 수 없이"와 같은 표현을 사용하여 고객의 양해를 구할 수 있습니다.

2. 고객에게 감사 인사로 시작한다.

공문 시작 부분에 고객에 대한 감사 인사를 추가하여 고객의 지속적인 관심과 거래에 대한 감사의 마음을 표현합니다.

3. 인상 사유를 명확히 설명한다.

가격 인상의 이유를 구체적이고 명확하게 설명하여 고객이 이해할 수 있도록 합니다. 이를 통해 고객이 가격 인상에 대한 합리성을 인지하고 받아들일 수 있게 됩니다.

4. 인상 폭을 최소화한다.

가격 인상 폭을 최소한으로 유지하여 고객의 부담을 줄입니다. 가능한 경우 인상 폭을 낮추거나, 할인 혜택 등을 제공하여 고객의 불만을 완화할 수 있습니다.

5. 서비스 개선 노력을 강조한다.

가격 인상에 따른 서비스 개선 노력을 강조하여 고객이 가격 인상에도 불구하고 추가적인 가치를 느낄 수 있도록 합니다. 예를 들어, 품질 개선, 빠른 배송, 고객 지원 등의 서비스 개선 방안을 제시할 수 있습니다.

6. 고객의 의견 수렴하기 위해 노력한다.

고객의 의견을 존중하고 수렴할 의사를 표현하여 고객을 소중하게 생각하고 있음을 느끼게 합니다. 고객이 가격 인상에 대한 의견이나 걱정사항을 표현할 수 있는 창구를 제공하고, 적극적으로 고객의 의견을 반영하겠다는 노력을 보여줍니다.

 

 

 

단가인상공문 작성방법

 

 

 

 

① 정확한 날짜 및 수신인 정보 기재

공문 상단에는 발신일과 수신인의 정보(회사명, 부서명, 담당자명)를 정확하게 기재해야 합니다.

② 명확한 제목 사용

공문의 제목은 '납품 물품 단가 인상 통지'와 같이 해당 내용을 명확하게 전달할 수 있는 표현을 사용해야 합니다.

③ 인상 사유 및 적용일자 명시

단가 인상의 구체적인 사유와 인상 비율을 명시해야 합니다. 예를 들어, 원재료 가격 상승으로 인한 생산비 증가가 사유라면 이를 구체적으로 기술하고, 인상된 단가에 대한 계산 방식을 포함해야 합니다. 아울러, 단가 인상이 언제부터 적용되는지, 그리고 기간이 정해져 있다면 기간을 명시해야 합니다.

④ 납품 물품에 대한 설명

단가 인상이 적용되는 납품 물품에 대한 정보(품명, 규격, 수량 등)를 기재해야 합니다.

 

⑤  발신인 서명

공문 작성자의 서명 또는 회사 인장을 찍어 공문의 공식성을 강조해야 합니다. 서명란에는 작성자의 이름, 직위, 회사명 등을 명시하고, 필요한 경우 회사 인장도 도장해야 합니다.

 

⑥ 기타
1) 상호 협의에 대한 언급

공문에서 상대방과의 협의를 통해 단가 인상을 결정했음을 밝혀야 하며, 협의가 더 필요한 경우 이를 언급해야 합니다.

2) 연락처 및 담당자 정보

공문 마지막에는 연락처와 담당자 정보를 기재해 상대방이 문의할 수 있도록 해야 합니다.

 

 

단가인상공문 양식

 

 

단가 인상공문	가격인상 공문서

 

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오늘은 예스폼과 함께 단가인상공문 양식과 작성방법을 알아보았습니다. 시장 상황이 변동하면서 어느 정도의 가격인상은 불가피한 경우가 많은데요. 오늘 소개해드린 단가인상공문과 가격인상 공문서 양식을 활용하셔서 우리 회사의 제품 및 서비스의 가격 인상 소식을 고객님들께 전달해보시기 바랍니다.

 

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