기안서 작성가이드부터 기안서 작성 예시까지! (예스폼 기안서 양식 추천)

 

 

기업에서 업무를 하다 보면 한 번씩 워크숍, 송년회, 신년회, 체육대회 등과 같은 행사를 진행하는 경우가 있는데요. 이때 필요한 문서가 기안서로 담당자가 계획한 데로 행사를 진행하는 것이 아닌 계획을 구체적으로 작성하여 상부의 결제가 필요할 때 올리는 문서입니다. 하지만 기안서를 처음 작성하는 경우에는 구체적인 내용이 무엇을 의미하고 작성할 때 주의해야 할 사항은 없는지 등 잘 모르는 경우가 많고 간혹 품의서와 기안서를 헷갈리는 분들이 종종 있는데요. 기안서는 품의서와 다르게 내용을 검토하고 문제가 없다면 결제를 요청하는 문서로 품의서보다 더 포괄적인 의미를 담고 있습니다.

오늘은 예스폼에서 기안서, 작성 및 주의사항에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

 

 

 

 

기안서의 의미

 

기안서는 어떤 일에 있어 문제를 해결해야 하지만 큰 결정이 필요한 경우 의사결정권이 있는 상급자에게 그 일에 대한 방안을 작성하여 결재를 올리는 문서를 의미하는데요. 쉽게 정리하자면 자신이 아닌 의사결정권이 있는 사람이 결정할 수 있도록 만드는 문서를 말합니다. 기안서를 작성하는 대표적인 예시를 들자면 워크숍과 같은 조직 단체가 참여하는 행사 등이 있는데요. 워크숍을 진행할 때 필요한 장소 대관, 교통편, 식사 등과 관련된 비용에 대한 내용을 기안서에 작성하여 상급자에게 결재를 올리는 경우가 많습니다.

 

 

 

 

기안서 작성 방법

 

기안서를 작성하는 방법은 상급자에게 결재를 올리는 문서이기 때문에 중요한 내용으로 간단하면서도 명확하게 작성했는지, 오기재나 누락된 내용은 없는지 등을 꼼꼼하게 검토를 하며 작성해야 합니다.

1. 기안서 작성 목적 파악하기
목적에 따라 기안서를 구성하는 내용, 결과 등이 달라지기 때문에 어떤 목적을 가지고 기안서를 작성하는 것인지 작성하기 전 목적을 파악해야 합니다.

2. 정보 파악 후 초안 작성하기
작성하는 내용에 대한 사실 근거, 자료 등 정보를 수집 및 파악한 후 이를 토대로 초안을 작성하는데요. 초안을 작성하게 될 경우 기안서가 전체적으로 일관성 있게 작성되었는지 확인할 수 있습니다.

3. 정확한 표현과 뜻을 통해 작성하기
기안서는 한눈에 봤을 때 이해하기 쉽고 보기 편하게 작성하는 것이 중요하기 때문에 문장을 짧게 끊어서 정확한 표현과 뜻으로 작성해야 하는데요. 육하원칙에 따라 기안서를 작성하면 더욱 쉽고 빠르게 작성할 수 있습니다.

4. 최종 검토
기안서를 모두 작성했다면 내용이 어렵지 않은지, 보기 편한지, 오기재나 누락된 내용은 없는지 꼼꼼하게 검토해야 합니다.

 

 

 

 

기안서 작성 시 주의사항

 

기안서를 작성할 때 모호한 표현이나 어투를 사용하게 되면 전달하고자 하는 의미가 달라질 수 있기 때문에 정확하고 간단하게 작성하는 것이 중요합니다.

1. 어려운 단어 쓰지 않기
어떤 사람이 기안서를 보더라도 이해하기 쉽도록 어려운 단어는 지양하는 것이 좋습니다.

2. 결론 먼저 작성하기
목적에 대한 설명을 먼저 쓰고 결론을 작성하면 가독성이 떨어지기 때문에 결론을 먼저 쓰고 설명을 쓰는 것이 좋습니다.

3. 통일성 있게 작성하기
의사결정이 필요한 부분이 많을 경우 서식을 통일하여 헷갈리지 않도록 작성하는 것이 좋습니다.

 

 

 

예스폼 기안서(업무 프로세스 개선)

 

상급자에게 기안 내용을 작성해 제출하는 기안서(업무 프로세스 개선)입니다. 문서번호, 시행일자, 기안자, 제목, 목적, 내용, 효과, 참고내용을 작성하는 칸으로 나뉘어 담당자, 팀장님, 사장님께 결재를 올리는 문서인데요. 기안서를 처음 작성하는 분들도 쉽게 작성할 수 있도록 어떤 내용을 작성해야 하는지도 함께 작성되어 있습니다.

 

기안서(업무 프로세스 개선) - 부서별서식

 

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예스폼 행사 기안서

 

창립기념행사 운영에 필요한 행사 지출 기안서입니다. 마케팅 부서로부터 행사 운영에 필요한 예산을 신청하는 내용을 담고 있는데요. 행사명, 장소, 기간, 주관부서 등의 세부 내용이 기재되어 있습니다. 또한 항목과 세부내역에는 필요한 예산 내역이 기재되어 있으며 각 항목 별로 금액이 모두 표기되어 있는데요. 해당 기안서를 통해 행사에 대한 예산을 제출하고 결제를 받는 양식입니다.

 

행사 기안서 - 부서별서식

 

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예스폼 납품 기안서

 

사무 용품을 거래처에 납품하는 내용을 기안한 납품 기안서 양식입니다. 납품 일자, 거래처 정보, 납품 상세 내용, 납품금액 등이 기재되어 있는데요. 제품에 대한 정보뿐만 아니라 대금 결제 정보와 비고란도 포함되어 사무 용품을 공급받을 수 있도록 결재를 올리는 문서입니다.

 

납품 기안서 - 부서별서식

 

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여기까지 예스폼에서 기안서, 작성 및 주의사항에 대해서 알아보았습니다.

이처럼 기안서는 단순히 허락을 구하는 품의서와 다르게 어떤 계획을 구상하는 데 있어 상급자의 의사 결정을 필요할 때 작성하는 것을 말합니다. 상급자에게 보고하는 문서이기 때문에 읽기 편하고 이해하기 쉽도록 작성해야 하며 정확한 용어를 사용하는 등 기안서를 작성할 때 주의해야 할 사항이 많은데요. 오늘 저희 예스폼에서 알려드린 작성 및 주의사항과 제공드리는 기안서 양식을 활용하신다면 더욱 간편하고 손쉽게 작성하실 수 있으실 겁니다.

감사합니다.

 

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