내용증명서의 법적 효력과 작성 방법

내용증명은 등기 취급을 전제로 우체국 창구 또는 정보통신망을 통하여 발송인이 수취인에게 어떤 내용의 문서를 언제 발송하였다는 사실을 우체국이 증명하는 특수취급제도를 말합니다.

내용증명서를 작성하여 개인 및 기업 간의 채권, 채무에 관련된 이행 사항 등의 득실변경에 관한 부분을 문서화하는 것으로 발송인이 수취인에게 본인의 요구사항 등이 적힌 내용의 문서를 발송하였다는 사실을 발송인이 작성한 등본에 의하여 우체국에서 공적으로 증명할 수 있습니다.

 

 

내용증명의 목적

 

 

내용증명은 증거보전의 필요와 상대방(채무자 등)에게 어떠한 사실(계약해제 등)을 정확하게 알리는 데에 목적이 있습니다. 또한 심리적 압박감을 주어 그 내용 이행을 실현케 하는 독촉의 목적도 포함됩니다. 

그리고 계약당사자 중 일방의 불이행으로 그 계약을 해제하고자 할 때나 기타 무능력, 사기, 강박 등으로 인하여 그 계약을 취소하고자 할 경우 등 통보의 수단이 되며 필요한 증거 확보 차원에서 내용증명을 적극 활용할 수 있습니다. 이밖에도 채권양도에 따른 채권양도 통지의 경우 등도 내용증명서를 발송할 수 있는데 명확한 증거를 남기는 데 효과적입니다.

 

1. 증거 보전

2. 상대방에 심리적 압박

3. 계약 해지, 청약 철회 등의 통보

4. 채권 양도 통지

 

내용증명의 효력

 

 

내용증명은 그 자체로서는 직접적인 법률적 효력은 발생하지 않습니다. 그러나 분쟁이 발생하였을 때에 수취인에게 특정 내용을 보냈다는 증명력을 가진 문서로써 서면내용의 정확한 전달이자 곧 보낸 사실의 증거로 활용될 수 있습니다.

 

민법 제111조에 따라 내용증명이 수취인에게 도달할 때에 의사표시의 효력이 발생한다고 볼 수 있는데, 법률적인 분쟁 시에 의사표시를 한 시점을 내용증명을 통해 증명할 수 있습니다.

 

또한 저작권이나 상표권 침해를 당했을 경우, 권리침해자에게 내용증명을 보내 경고를 보낼 수 있으며 수취인이 내용증명서를 받았음에도 지속적으로 권리를 침해한다면 내용증명 발송 사실을 통해 상대방의 권리 침해 행위가 고의성이 있음을 입증하는데 활용할 수 있습니다.

 

 

 

내용증명서 작성 기준

 

 

1. 「우편법 시행규칙」제49조 제1항

내용증명서의 원본과 등본은 특별한 사유가 없는 한 A4 사이즈(가로 210mm, 세로 297mm)의 기준 용지를 사용하되, 등본은 내용 문서의 원본을 복사한 것이어야 합니다.

 

2. 「우편법 시행규칙」제50조 제1항

내용증명서의 문자나 기호를 정정ㆍ삽입 또는 삭제한 때에는 “정정”ㆍ“삽입” 또는 “삭제”의 문자 및 자수를 난외 또는 말미 여백에 기재하고 그곳에 발송인의 도장 또는 지장을 찍거나 서명을 해야 합니다.

 

3. 「우편법 시행규칙」제51조 제1항

내용증명 우편물의 내용 문서 원본, 그 등본 및 우편물의 봉투에 기재하는 발송인 및 수취인의 성명·주소는 같아야 합니다.

 

 

내용증명서 작성 방법

 

 

내용증명서는 특별히 정해진 양식이 없기 때문에 상황에 맞도록 내용을 작성할 수 있으며, 제목 또한 상황에 따라 최고서, 통고서 등으로 기재할 수 있습니다. 일반적으로 내용증명서는 아래와 같이 작성됩니다.

 

 

 

※ 내용증명 작성 요령

① 내용증명을 기재할 때에는 육하원칙에 따라 알기 쉽게 작성한다.
② 내용증명서 상단이나 하단에는 보내는 사람과 받는 사람의 주소와 성명을 기재한다.
③ 작성된 내용증명은 원본 한 장을 포함하여 총 3장의 문서가 필요하다.
④ 내용증명서의 보내는 사람과 받는 사람의 주소와 성명을 내용증명서 봉투에도 동일하게 작성한다.

⑤ 사소한 문장이라도 해석의 여지를 두게 되면 향후 법적 분쟁에서 불리하게 작용할 수 있으므로 변호사나 변리사 등 전문가의 도움을 받는다.

 

 

내용증명 보내는 법

 

 

 

 

 

1. 우체국 직접 방문

내용증명서는 총 3통으로 작성하며, 관할 우체국의 접수창구에 제출하여 내용증명 우편이라는 걸 알립니다. 우체국에서는 내용증명 우편의 확인 직인을 찍은 후, 이를 처리하는데 1통은 발송인, 1통은 우체국에 보관하고, 나머지 1통을 상대방에게 보냅니다. 내용증명의 문건이 2매 이상일 경우에는 이를 합철하고, 합철 부분에 발송인의 인장을 찍어야 합니다.

 

내용증명서가 발송되면 우체국에 보관한 1통은 우체국에서 3년 동안 보관하게 되며, 발송인이 내용증명을 분실한 경우, 우체국에 가서 그 등본의 교부를 청구하여 이를 발급받을 수 있습니다. 만약 수취인이 해당 주소지에 거주하지 않거나 장기 부재중일 경우, 내용증명서가 반송되고 반송 사실이 기록됩니다.

 

 

2. 인터넷 우체국 이용

인터넷 우체국 내용증명 서비스를 활용하여 내용증명을 발송할 수도 있습니다. 인터넷 우체국 서비스는 24시간 이용 가능하며 내용증명서를 출력하지 않고 작성한 문서를 업로드하거나 제공되는 편집 툴을 이용해 작성할 수 있습니다. 인터넷 내용증명서는 전자서명 및 위변조 방지 등을 통해 원본의 무결정을 보장하며 안전하게 내용을 증명하게 됩니다.

이렇게 신청한 내용증명은 3년간 전자문서 형태로 보관되며 보관기간인 3년 이내에는 언제든지 인터넷 상에서 내용증명의 내용을 조회하거나 재증명받을 수 있습니다. 또한 편지 병합(메일 머지) 기능을 이용하여 다수의 수취인에게 주소와 일부 내용을 달리 한 다량의 내용증명을 발송할 수도 있습니다.

 

내용증명 답변서

 

 

내용증명서를 보내는 것만큼이나 내용증명을 받았을 때 대처도 매우 중요합니다. 내용증명서를 받고 나서 법적 분쟁에 휘말릴 것을 두려워하여 소극적으로 대처하는 경우, 소송에서 불리하게 작용할 수 있습니다.

 

내용증명을 받게 되면 수취인은 그 내용을 면밀히 검토하여 발송인이 보낸 내용이 사실과 다르거나 부당한 내용이 담겨 있을 경우 해당 내용을 기재한 내용증명 답변서를 작성하여 내용증명 우편으로 발송해야 합니다. 만약 내용증명을 받고도 방치하거나 아무런 행동을 취하지 않을 경우, 상대방이 말하는 주장을 그대로 인정하는 것이 되어 후일 분쟁 발생 시, 불리하게 작용할 수 있기 때문입니다.

 

 

내용증명서 양식

 

 

내용증명서(상세작성)	내용증명서 (게약이행 촉구 및 계약 해제 통보)	내용증명서 (임대차 보증금 반환 청구)

내용증명서 (주택 임대차계약에 따른 명도 요구)	내용증명답변서 (상표 도용 철회 내용증명에 대한 답변)	내용증명서답변서 (토지반환 관련 내용증명 회신)

 

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