견적을 받고 난 뒤 가격과 제품이 적당하다고 생각되면 발주서를 보내 물품을 구매하게 되는데요. 회사의 비품을 사는 경우 발주서 없이 경리 직원이 개인카드로 구매 후 영수증을 증빙하거나 회사 카드로 사는 것이 대부분입니다. 그러나 회사와 회사 사이에서 제품을 구매하는 경우 물품을 받고 견적을 받은 뒤 발주서를 작성하여 보내는 것이 필수인데요.
오늘은 예스폼에서 발주서를 쉽게 작성하는 방법과 각종 양식에 대해서 알아보도록 하겠습니다.
발주서란?
1) 발주서의 정의
구매처에 필요한 자재의 금액, 단가, 수량, 규격, 품명 등의 내용을 기입하고, 납품 현장, 납기일, 인도 조건, 결제조건, 검수 방법 등을 기재하여 공급업체에 보내는 문서가 바로 발주서입니다. 이러한 발주서는 실무에서 주문서의 용도로 사용되며, 예를 들어 컴퓨터 1대를 발주서로 구매하는 경우 발주서에는 원하는 컴퓨터의 모델 또는 양을 작성하여 판매점에 제출하면 되는데요. 발주서를 받은 판매점에서는 발주서에 기재되어 있는 내용대로 컴퓨터를 납품하고 그에 따른 증빙서류를 청구하여 물품 대금을 받습니다.
2) 거래 문서의 특징
거래 관계 문서란 기업체 상호 간의 거래내역 등에 관한 사항을 문서로 작성한 것으로서, 거래 계약 체결에 따른 계약서를 작성하고 거래 관계를 유지하는데 필요한 물품의 주문과 대금의 지급 등에 따른 견적서, 주문서, 대금 지급 청구서, 작업 의뢰서, 구입 신청서, 반품 요구서와 승낙서 등 다양하게 존재하고 있습니다. 통상 이에 관한 문서들은 각 회사가 나름대로 일정 규정에 의하여 양식을 마련하여 놓고 이를 사용하고 있는 것이 전반적인 추세인데요. 그러므로 이에 관하여 통일되어 있는 양식보다는 각 회사 등의 업무 형태와 종류에 따라 각 회사 실정에 맞게 문서를 제작하여 사용하는 것이 편리합니다.
3) 발주서의 필요성
자주 거래를 하는 거래처의 경우 최초의 계약 체결 시에만 계약서를 첨부하도록 하고 후일의 지속적 거래에 있어서는 발주서만으로 계약거래가 이루어지도록 하는 방법이 간편하게 통용되는 방법입니다. 회사의 거래 규모에 따라서 특정된 거래금액 이하에 대해서는 발주서만으로 거래를 지속하고, 계약서를 별도로 체결하지 않는 경우도 있는데요. 가능하다면 사후의 분쟁을 미연에 방지하는 의미에서 최초 거래 시만이라도 추후 발주에 지속적으로 적용되는 계약서를 작성하여 거래하는 것이 바람직합니다.
발주서 필수 내용
발주서에는 간단한 발주 목적물과 관련된 사항을 기재해야 하며, 발주와 관련된 세부 계약 내용은 통상 별도의 계약서나 약관을 체결하여 최초 계약 시 첨부하도록 하는 것이 분쟁의 소지를 줄일 수 있는 방법 중 하나인데요. 발주서에 기재되어야 할 사항으로는 아래와 같은 항목이 있습니다.
- 발주자 기본 정보(주소/연락처/대표자 또는 대리인)
- 공급자 기본 정보(주소/연락처/대표자 또는 대리인)
- 발주 목적물(품목/사양/수량/단가/금액)
- 납기일
- 납품장소
- 인도 조건
- 포장
- 검사
- 지체상금
발주서 작성방법
발주서는 공급업체에게 특정 상품 또는 용역의 제공을 요청하기 위한 문서로, 구매 업체에서 작성합니다. 발주서를 작성 양식은 회사마다 차이가 있을 수 있지만, 대체적으로는 필요한 자재의 품명, 규격, 수량, 단가, 금액 등의 내용을 기입하고, 납품 현장, 납기일, 인도 조건, 결제 조건, 검수 방법 등을 기재합니다.
또한, 발주서 작성 시에는 각 구매처의 요구사항에 따라 내용이 상이할 수 있으므로, 구매 업체에서는 자주 거래하는 거래처와 매번 비슷한 거래를 한다면 그때마다 계약서 작성 전에 구매 조건 및 계약 내용에 대해 충분히 협의를 하여 작성하는 것이 좋습니다.
① 발주서의 상단에는 회사명, 발주서 번호, 발주일, 검토자, 예상 납기일 등 핵심 정보를 입력합니다.
② 고객이나 거래처의 정보를 입력합니다. (거래처명, 주소, 전화번호, 이메일 주소 등)
- 이때 고객이나 거래처의 정보가 변경되지 않았는지 확인하는 것이 중요합니다.
③ 주문 내용에 주문하는 제품이나 서비스의 명칭, 수량, 단가, 금액 등을 입력합니다.
- 이때 중요한 점은 상세하게 명시해야 한다는 것입니다.
④ 부가세 및 배송비, 할인 등 추가 정보를 입력할 수 있습니다.
⑤ 발주서에는 발신인과 수신인의 서명, 날짜 등이 포함되어야 합니다.
발주서 양식 모음
수신처와 발주처 정보를 입력하여 구매하고자 하는 물품을 주문하기 위해 작성하는 발주서 양식 모음입니다. 각 양식마다 다양한 디자인 요소와 구성항목을 배치하여 차별점을 두었습니다. 우리 회사에서 사용할만한 발주서 양식을 찾아 활용해 보시기 바랍니다.
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| 발주서 | 발주서 (발주 조건) | 발주서 (ISO) |
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| 발주서 (기업 표준) | 발주서 (납품과 결제조건) | 발주서 (물품 나열) |
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| 발주서 (준수사항) | 발주서 (지불조건) | 발주서 (확인 서명) |
오늘은 발주서를 작성하기 전에 알아두어야 할 발주서의 필수 항목과 다양한 발주서 양식 모음을 소개해드렸습니다. 위에서 소개해드린 발주서 양식 이외에도 발주서 관리대장, 엑셀 발주서 등 물품 주문 및 발주에 관한 양식들이 예스폼에 준비되어 있으니 더 많은 자료가 필요하신 분들은 아래 링크로 접속하셔서 필요한 문서 서식을 찾아 활용해 보시기 바랍니다.
더 많은 발주서 양식 찾아보기
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발주서 양식 서식.샘플 문서자료
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