어려운 보고서 작성, 어떻게 해야 잘 쓸 수 있을까요? ( + 보고서 양식)

 

보고서는 어떤 일을 연구하여 밝혀진 내용이나, 업무에 대한 사항 등을 타인에게 보고하기 위하여 작성하는 문서로 특정한 일에 관한 현황이나 그 진행사항 또는 연구, 검토 결과 등을 보고하거나 건의하고자 할 때 작성하는 문서를 말합니다.

 

※ 보고서 잘 쓰는 법 3줄 요약
1. 보고서 작성의 가장 중요한 원칙은 정보를 정확하게 전달하는 것이다.
2. 보고서를 작성할 때는 폰트 크기, 눈에 피로하지 않은 색상, 불필요한 문구 생략을 신경 써야 한다.
3. 회사에서 지정해놓은 보고서 양식이 따로 없다면 적절한 양식을 활용하자.

 

 

보고서의 목적과 원칙

 

 

보고서는 주로 법규, 지시, 명령 등에 의하여 어떠한 일에 대한 현황과 안건에 대해 자료를 전달할 때 작성하는 것으로 일반적으로 상향적 정보흐름의 형태를 지니고 있습니다. 직장 상사에 보고서를 제출함으로써 업무 진행상황이나 결과를 보고하고 그에 대한 적절한 지시나 피드백을 받고 업무에 참고할 수 있도록 도와줍니다.

 

따라서 보고서를 작성할 때 가장 중요한 원칙은 정보를 받는 사람에게 유용한 정보를 제때에 정확히 전달하여야 한다는 점입니다. 즉, 보고의 대상은 정보가치(의사결정에 차이를 가져올 수 있는 능력)가 있는 내용이어야 하며, 의사 결정을 오도하지 않도록 정확하고 완전하게 작성하여 적시성 있게 보고해야 합니다.

 

 

보고서 작성이 어려운 이유

 

 

보고서를 잘 작성하지 못하는 분들께서는 일반적으로 보고서의 한 부분, 한 부분을 왜 그렇게 만든 것인지 이야기하지 못합니다. 어째서 이 부분의 글씨는 저 부분의 글씨보다 크게 작성한 것인지, 또는 아래 삽입되어 있는 도표는 왜 삽입하게 된 것인지 등과 같이 이러한 부분들을 보고서 작성 시에 생각하지 못하셨다면 분명히 본질을 확실하게 보여주는 보고서를 작성하기보다는 단순히 누군가가 작성한 보고서를 덧대어서 만든 보고서일 가능성이 높습니다.

보고서 작성의 본질은 바로 핵심 메시지에 있으며, 보고서 서식은 그 본질이 나타날 수 있도록 도와주는 멋진 엑스트라입니다. 이러한 서식의 역할은 모두 이해하여 보고서를 작성하셔야 합니다. 보고서의 첫 페이지를 살펴보았을 때, 눈에 딱 들어오는 부분이 무엇인지가 가장 중요하다고 할 수 있습니다.

그러나 알록달록 여러 가지의 색상으로 작성된 글씨, 두꺼운 선이 많이 들어가 표, 무언가 글씨가 많이 작성되어 있지만 크기가 너무 작아서 쉽게 읽을 수 없는 글씨 등, 보고서를 보고 첫눈에 띄는 것이 이런 것들이라면 그 보고서는 보고서의 제 역할을 수행하지 못한 것이라고 할 수 있습니다. 시간이 한정적인 업무 환경에서는 보고서를 보았을 때, 대충 보아도 중요한 핵심 내용이 어떤 것인지 알아볼 수 있어야 합니다. 그렇다면 이러한 보고서를 잘 쓰기 위해서는 어떠한 방법으로 작성을 해야 하는 것일까요?

 

 

 

보고서 잘 쓰는 방법

 

 

1. 폰트 크기를 구조적으로 지정하라

보고서를 작성할 때에 폰트의 크기는 그 크기 자체로 메시지가 됩니다. 24pt로 작성을 한 문장과 14pt로 작성을 한 문장이 같은 페이지 내에 작성되어 있다면 당연히 사이즈가 큰 24pt로 작성한 내용이 보다 중요하게 느껴질 것입니다. 이는 글씨를 더 크고 잘 보이게 작성한 데에는 이유가 있을 것이라고 느끼기 때문입니다.

 

그러나 모두 같은 크기인 16pt로 작성을 한 내용이라면 좌에서 우로, 위에서 아래로 일반적으로 사람들이 생각하고 읽는 방향대로 메시지를 확인할 것입니다. 따라서 폰트의 크기는 무조건 구조적으로 지정하여 작성하셔야 합니다. 더 중요하거나 큰 의미를 지니고 있는 주장 혹은 개념의 경우 세부 서술 혹은 근거를 위한 내용보다는 폰트의 크기가 커야 합니다. 또한 문장의 중요도 순으로 단계를 지정해둔 다음, 각 단계에 맞는 일관적인 크기의 폰트를 사용하셔야 합니다.

 

 

2. 눈이 피로하지 않은 색상을 이용하라

보고서를 단순히 화려하게 작성한다면 잘 작성한 것이라고 생각하시는 분들이 종종 계십니다. 그러나 보고서의 목적은 그림을 그리는 것이 아니라, 의사소통의 도구라고 할 수 있습니다. 따라서 본인이 이야기하고자 하는 내용과 메시지를 전달해 주시면 됩니다. 이렇듯 메시지를 원활하게 전달하기 위해서는 가능한 알록달록, 여러 가지의 색상들을 활용하여 보고서를 작성하시기보다는 이야기하고자 하는 중요한 핵심 내용만 눈에 잘 띌 수 있도록 굵기와 색상을 글씨에 활용해 주시는 것을 권장드립니다.

 

또한 글씨뿐 아니라, 한 페이지를 모두 이루고 있는 그림이나 도형, 도식 모두 한눈에 보았을 때 가장 중요한 핵심 내용이 가장 먼저 눈에 보이는 지로 판단을 할 수 있습니다. 따라서 대부분의 경우에는 일정한 톤으로 보고서를 작성하게 됩니다. 보고서가 블루 계열의 색상이라면 무채색으로 도식 혹은 글에 활용을 하다가 핵심적인 메시지 혹은 브랜딩을 위한 부분에는 블루 컬러를 다양한 농도로 사용하여 강조하시면 됩니다.

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3. 불필요한 표현을 생략하라

폰트와 색상으로 적절하게 사용하여 보고서 작성의 기초가 준비되었다면 보고서 내용을 손질해야 합니다. 보고서는 그 자체로 완전한 형식과 내용을 갖추어야 하며, 보고를 받는 사람이 추가적인 질문을 하지 않고도 제대로 이해할 수 있도록 작성되어야 합니다.

 

이를 위해서는 보고 내용과 구성이 산만하지 않도록 보고서의 주제를 단일 주제로 통일하고 최대한 간결하게 작성하되 가능한 육하원칙에 의거해 작성하며, 불필요한 미사여구나 수식어, 오해를 유발할 수 있는 애매한 표현이나 과장된 표현은 지양해야 합니다. 보고서 분량은 가능한 심플할수록 좋으며, 필요시 별첨 참고자료를 활용합니다.

 

 

 

적절한 보고서 양식 활용

 

 

업무에서 사용하는 양식들을 보고서라는 틀 안에 한데 묶어서 이야기하지만, 사실 보고서라 해도 업무 내용을 기록하는 업무일지부터 회의, 출장, 워크숍 등의 결과보고서, 제안서, 기획서, 품의서 등의 의견 보고서, 시장조사, 품질조사 등의 분석 보고서에 이르기까지 직장인들이 사용하는 보고서에는 정말 다양한 서식들이 있습니다.

 

회사에서 사용하고 있는 표준화된 규격의 서식이 있다면 그것을 활용하면 되지만, 그렇지 않은 경우에는 보고서 작성을 어떻게 시작해야 할지 막막하실 텐데요. 예스폼에는 보고서 작성에 어려움을 겪는 분들을 위해 다양한 종류의 보고서 양식을 서비스하고 있습니다. 아래 양식들을 참고하셔서 직장 상사에게 칭찬받는 보고서를 작성해보시기 바랍니다.

 

 

일일 업무보고서	주간 업무보고서	분기별 업무보고서	구매품의서

사유서	사고경위서	신규 사업제안서	연간 매출현황표

프로젝트 결과보고서	워크샵 기획안	출장보고서	탐구보고서

 

 

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