회사, 기관 등 조직도 양식과 작성방법

 

조직도란 사전적인 의미로 조직의 부문 편성, 직위의 상호관계, 책임과 권한의 분담, 명령의 계통 등을 한눈에 볼 수 있도록 나타낸 표를 말합니다. 기업은 주어진 업무에 따라 조직을 여러 개로 나누어 체계적으로 구성하고 있는데 이를 조직구조의 분화라고 하며, 이는 회사의 규모에 따라 조직의 크기와 형태가 달라집니다.

 

 

조직도란?

 

 

조직이란 어떠한 공동의 목표를 달성하기 위한 집단의 시스템(체계)을 말합니다. 한 집단이 일정한 목적 또는 목표 달성을 위하여 관리 및 역할 분담이 정해져 지속적으로 결합이 유지되고 있을 때, 그 집단을 조직이라고 부릅니다.

기업은 주어진 업무환경에 따라 조직을 여러 가지 형태로 구성할 수 있는데, 이를 조직구조의 분화라고 하며 이는 회사의 규모에 따라 조직의 크기와 형태가 달라집니다.

조직구조의 분화는 수평적/수직적 분화로 나눌 수 있으며 특히 수직적 분화는 의사결정 권한을 하부조직에게 할당하는 것으로 보고체계를 명시화 할 수 있기 때문에 많은 기업에서 도입하였습니다. 그러나 최근에는 조직구조가 전문화되고 기능별로 세분화됨에 따라 수평적 기능 조직(팀제 등)으로 변하고 있으며 이에 따라 조직도가 점차적으로 다양화되고 슬림화 및 네트워크화되고 있습니다.

 

 

조직도의 종류

 

 

조직도는 조직구조에 따라 분류하거나 조직형태에 따라 분류할 수 있으며, 단순히 부서를 나눈다는 개념에서 더 나아가 업무를 어떻게 분담하고 상부에 보고할 것인지, 각 업무의 책임자는 어떻게 할 것인지 등을 고려하여 조직도를 작성해야 합니다.

 

 

1. 조직구조에 따른 분류

 

기구도	부 ·과 ·계 등의 구성을 도시(圖示)한 것으로 가장 단순하며 또한 가장 오래 전부터 사용되어온 조직도입니다.
기능도	기구도에 각 부, 과, 계 등 조직기관의 분장사항도 함께 기입한 조직도입니다.
지휘계통도	모든 직위를 지휘계통관계로 나타낸 것으로 명령관계는 실선, 기능적인 지시, 조언 관계는 점선 등으로 지휘계통의 내용에 따라 표시방법을 달리한 조직도입니다.

 

 

2. 조직형태에 따른 분류

 

기능 조직도	전통적인 조직도로 소규모 조직에 적합하며 기능적 목표를 강조하는 조직도입니다. 과업별로 업무가 분할되며, 해당 부서의 장들이 상위부서에 보고하는 형태입니다.
제품 조직도	대규모 조직에 적합하며 적응성과 고객만족을 목표로 하는 조직도입니다. 책임을 명확하게 분류하여 고객만족도 향상을 중요시 합니다.
매트릭스 조직도	혁신적이고 전문적인 특성을 지닌 조직에 적합하며 복잡한 환경에 쉽게 적응할 수 있으며 구성원들의 놓은 상호의존성을 보이는 조직도입니다.

 

 

 

 

조직의 신설 및 변경

 

 

1. 조직변경 초안작성
조직의 신설, 통합, 폐지의 필요가 있는 부서는 조직변경 초안을 작성, 관련부서의 합의를 거쳐 총괄부서에 제출합니다. 매년 사업계획 수립과 관련하여 조직변경 초안이 필요하거나 회사 방침에 의한 조직 변경안은 총괄부서에서 작성합니다.

 

2. 사전검토 사항
조직변경이 필요한 부서(부문)는 다음의 사항을 사전에 검토, 문서를 작성하여 총괄부서에 제출해야 합니다.

① 조직변경사유
② 현행조직과의 대비
③ 업무분장 변경사항
④ 인원운영계획(직위, 직급별)
⑤ 해당부문 동종업체 조직운영현황

 

3. 유의사항
정규 조직의 변경, 특히 신설 시에는 다음 사항에 유의하여야 합니다.

① 업무량 증대 또는 업무의 성격상 기존 조직에서의 직무수행이 곤란하여 특화할 필요성이 있을 것
② 조직의 변경 시 변경조직 업무수행 요건을 갖춘 인원의 충원이 단 기간 내 가능할 것
③ 조직변경의 결과가 업무처리 단계의 추가 (유사기능, 중복기능)을 초래, 신속한 업무수행에 지장을 주지 않을 것
④ 신설하여 행하고자 하는 업무가 한시적 수행업무가 아닌 지속성을 지닌 업무일 것
⑤ 각 부서의 조직변경은 분장업무에 기초한 효율적인 업무수행에 관할 것
⑥ 장기적 안목에서 신중히 고려되어 직무 불안요소의 발생을 최대한 억제토록 할 것
⑦ 조직의 변경은 조직의 간편화, 경량화 추구, 타 부문과의 일관성 측면에서 충분한 검토가 있을 것


4. 조정
총괄부서는 작성, 제출된 조직변경 초안에 대하여 조직변경의 타당성을 검토, 적절히 조정하여야 하며 필요시 입안 부서와 관련 부서로 구성된 심의회를 소집, 운영할 수 있습니다.

 

5. 확정
총괄부서는 조정된 안을 품의하고 관련 규정에 의거 심의, 확정합니다.

 

6. 통보
조직의 영문명칭 변경 및 약호는 총괄부서에서 부여하고 통보합니다.

 

 

조직도 작성방법

 

 

1. 조직도 작성 전
조직도는 총괄부서에서 담당하고 업무의 기능에 따라 조직도를 작성하며, 보통 조직도를 만들기 전 다음 3단계를 거칩니다.

1단계 - 업무를 나누고 연결하는 업무분류
2단계 - 업무방식을 결정하여 부서단위 통합 또는 차별화
3단계 - 해당부서에 업무를 통제, 위임하여 의사결정 유도

회사의 각 부서는 이 과정을 통해 배치되고 기능적인 팀 단위로 탄력성 있게 조정됩니다. 조직도를 작성할 때에는 경영자를 중심으로 각 부문과 부서의 기능별 업무를 효율적으로 수행할 수 있도록 구조화하면 됩니다.

 

2. 조직도 작성 후
1) 인쇄 및 배부
① 조직도의 인쇄 및 배부는 총괄부서에서 담당합니다.
② 조직도의 배부는 부단위를 원칙으로 하며 필요에 따라 그 배부처를 증감할 수 있습니다.
③ 총괄부서는 배부대상 부서의 성격에 따라 부단위 조직도 또는 과단 위 조직도로 배부를 달리할 수 있습니다.

2) 보관 및 책임
① 배부된 조직도의 관리책임은 각 부서장이 집니다.
② 조직도는 대외비로 취급하여야 합니다.
③ 조직도의 외부 대여가 필요한 경우에는 총괄부서장의 사전 허가를 받아야 합니다.

 

※ 조직도 작성 시 유의사항

1. 유기적인 업무가 가능하도록 조직을 구성한다.
회사에서 업무를 처리할 때 상호교류 없이 독립적으로 일을 수행하는 부서는 없다. 따라서 회사는 각 부서가 서로 간의 업무를 이해하고 유기적으로 업무를 교환할 수 있도록 상호보완적인 조직을 구성해야 한다.

2. 업무의 성격을 고려하여 조직도를 만든다.
어느 조직이든 업무 특성과 환경에 따라 조직을 구성해야 일처리가 원활하고 조직원들의 업무 능력이 향상된다. 조직도를 만들기 전 '일 중심으로 조직도를 만들 것인가', '사람 중심으로 조직도를 만들 것인가'를 결정한 후 업무의 성격에 따라 조직도를 구성하는 것이 좋다. 예를 들어 고객과 관계가 잦은 부서는 사람 중심의 관계를 바탕으로 업무를 처리할 수 있도록 조직을 구성하고, 기획이나 감사부서는 과업을 중심으로 업무를 수행할 수 있도록 조직을 구성하면 된다.

 

 

 

 

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