경위서(시말서) 양식과 육하원칙에 맞게 쓰는 법

 

직장생활을 하다 보면 실수나 잘못을 저지르는 경우가 종종 발생하곤 합니다. 가벼운 사안이라면 구두로 경고를 주고 넘어가는 경우도 있지만, 업무상 중대한 과실이나 반복되는 실수에 대해서 경위서 또는 시말서를 제출할 것을 요구하기도 하는데요. 내가 잘못한 것이 맞긴 한데, 혹시라도 인사에 불이익이 생길까 봐 어떻게 작성해야 할지 막막해하시는 분들을 위해 이번 포스팅에서는 경위서(시말서)에 대해 알아보고 경위서(시말서) 양식과 함께 육하원칙에 맞게 작성하는 방법을 알아보도록 하겠습니다.

 

 

경위서(시말서)란?

 

 

경위서란, 어떠한 일이나 사건사고가 발생하였을 때, 그 시작에서 끝까지의 경과를 작성한 문서로 사건의 원인, 해결방안 및 재발방지 대책을 기재하여 보고할 수 있는 서식입니다. 예컨대 업무용 차량을 운행하다가 교통사고가 발생하였을 경우, 구체적인 사고의 경위와 피해자와의 합의 내용, 보험처리 여부, 차량 수리비, 재발방지를 위한 방안 등의 내용을 담아 제출하는 교통사고 경위서가 있습니다.

 

시말서도 경위서와 마찬가지로 업무 과실이나 규정 위반 등을 저지른 사실에 대해 그 전후 관계를 명확히 하고 사죄하여 같은 잘못을 반복하기 않겠다는 내용을 적은 문서인데요. 사실, 시말서에 사용되는 한자 始末書는 일본식 한자어 표현으로 우리나라 식의 한자 표현인 경위서(經緯書)로 순화하여 사용하는 것이 좋습니다.

 

 

경위서, 시말서의 차이점은?

 

 

결국 한자식 표현이 다를 뿐이지 경위서나 시말서나 같은 뜻이라는데, 실제 업무현장에서는 경위서와 시말서가 조금은 다른 의미로 사용되는 경우가 많은데요. 경위서는 말 그대로 어떤 사고나 문제가 발생했을 때 일어난 상황과 원인 등을 자세하게 기록해서 보고하는 문서로 사용되는 반면, 시말서는 잘못을 저지른 사람이 자신의 잘못을 반성한다는 의미로 작성하는 문서로 사용되는 경우가 많습니다.

 

이렇게 보면 시말서가 경위서에 비해 징계의 의미가 좀 더 강한 것처럼 보이는데, 사실 이는 취업규칙에 따라 회사마다 다르게 해석할 수 있기 때문에 어떤 것이 정답이라고 보기는 어렵습니다.

 

 

 

경위서(시말서) 작성을 거부할 수 있을까?

 

 

서울 고등법원의 판례(2011누411)를 보면 사건의 내용을 파악하고 관련자들의 소명을 듣는 차원에서 경위서 작성을 요구하는 것을 징계로 볼 수 없다고 판결 내린 바 있으며, 경위서나 시말서, 사유서 등은 징계가 아닌 업무상의 명령으로 보고 있는데요. 따라서 나의 과실여부를 떠나서 사건 경위를 파악하기 위한 경위서 작성 요청은 정당한 업무상의 명령으로 볼 수 있으며, 이를 거부하는 것은 정당한 업무 명령을 거부한 것으로 회사의 취업규칙에 따라 징계 사유가 될 수 있습니다.

 

다만, 모든 경위서(시말서) 작성 요청에 대해 거부가 불가한 것은 아닌데요. 시말서가 사건 경위를 파악하기 위한 목적에 그치지 않고 사죄문 또는 반성문의 의미를 가지고 있고 이에 기하여 근로자에게 시말서의 제출을 명한 경우에는 헌법에서 보장하는 양심의 자유를 침해한 것으로 간주되어 정당한 업무상의 명령이 아니게 되므로 이를 거부할 수 있습니다. (대법원 2009두6605)

 

즉, 경위서나 시말서에 반성이나 사죄의 의미를 담는 것은 근로자가 판단하여 작성하는 것이지, 회사 측에서 강제로 요구할 수 없다는 뜻인데요. 만약 어떤 사건에 대해서 나의 잘못이 없다고 판단된다면, 사건의 경위와 원인, 해결방안, 재발방지 대책을 기재하되 반성이나 사죄의 말을 반드시 작성할 필요는 없습니다.

 

 

경위서(시말서) 쓰는 법

 

 

법적으로는 경위서(시말서)에 반성의 의미를 강제할 수는 없지만, 실제 현장에서는 징계의 성격이 강한 시말서이다보니 나도 모르게 반성문처럼 작성하게 되는 경우가 많은데요. 하지만, 경위서는 반성문이 아니기 때문에 단순히 사죄나 반성의 말만 적는 것보다는 육하원칙에 의거하여 사건의 원인과 경과를 객관적으로 작성하고 추후 동일한 사항으로 문제가 발생하지 않도록 개선방안을 함께 기재하는 것이 좋습니다.

 

 

1) 객관적인 사건의 경위

업무 상의 과실로 인해 회사에 손실이 발생한 경우, 보고받는 제3자가 사건 현장에 있지 않았더라도 사건이 발생하게 된 경위를 시간 순서대로 정확하게 파악할 수 있게끔 경위서를 작성하는 것이 중요합니다. 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜 육하원칙에 따라 사건의 경위를 간단명료하게 보고하시기 바랍니다. 이때 최대한 객관적이고 중립적인 입장에서 작성하는 것이 좋은데요. 주관적인 관점에서 사건의 경위를 서술하다 보면 자기 방어를 위한 변명처럼 보일 수 있기 때문입니다.

 

2) 본인이 실시한 조치

지각 등과 같이 비교적 사소한 사건이라 볼 수 있는 기본적인 근태를 어겨 경위서를 작성하는 경우에는 본인이 실시한 조치사항의 기재를 생략할 수 있지만, 만일 본인의 실수로 인해 회사에 직접적인 피해를 입혔을 경우라면 이 사건에 대해 본인이 실시한 최소한의 조치가 있기 마련인데요. 예로 거래처에 주문량을 잘못 기재해 발주한 경우 거래처와 통화하여 잘못 기재한 주문량에 대한 취소를 요청함 등과 같은 본인이 이 사건을 위해 실시한 구체적인 조치 행동을 기재해야만 합니다.

 

3) 반성과 사죄의 표현

회사 측에서 경위서나 시말서에 반성이나 사죄의 의사를 적으라고 강제할 수는 없지만, 근로자 본인의 의사로 잘못을 인정하고 반성과 사죄의 표현을 작성할 수 있는데요. 어떠한 부분에서 문제가 발생했는지, 이로 인하여 느낀 점은 무엇인지 작성하여 본인이 충분히 반성하고 있음을 전달해 보시기 바랍니다.

 

4) 추후 대책

발생한 문제 해결을 위해 어떤 절차를 통해 사건을 수습할 것인지 정리하고, 사건으로 인하여 피해를 입은 사람이 있다면 이를 어떻게 보상하고 사과할 것인지 작성합니다. 아울러 같은 잘못이 되풀이되지 않도록 향후에는 어떻게 행동하고 보완할 것인지에 대해 구체적으로 작성하는 것이 좋습니다.

 

 

경위서 양식 모음

 

 

경위서 (위반 내용)	사고경위서 (육하원칙 강조)	사고 발생경위서 (자필 작성)

교통사고 경위서 (탑승자 인적사항)	산업 안전사고 발생경위서	공사현장 사고경위서

 

 

시말서 양식 모음

 

 

시말서 (회계자금 누락)	시말서 (지각)	시말서 (무단 결근)

시말서 (규정 위반)	시말서 (전화상담 불량)	시말서 (상사 지시 불이행)

 

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지금까지 경위서(시말서) 양식과 육하원칙에 맞게 쓰는 법을 알아보았습니다. 누구나 한번 쯤은 실수할 수 있는 만큼, 잘못을 안하는 것이 중요한 것이 아니라 그것을 어떻게 만회하는 지가 중요한데요. 오늘 소개해드린 경위서, 시말서 양식을 활용하셔서 잘못된 행동을 바로 잡고 같은 실수를 반복하지 않도록 재발방지 대책을 수립하여 실천해보시기 바랍니다.

 

 

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