업무분장표, 올바른 협업과 분업으로 비즈니스 최적화하기

 

회사에서는 총무팀, 인사팀, 기획팀 등 각 부서별로 수행해야 할 업무가 존재하는데요. 대부분의 기업들이 한정된 업무시간과 인적자원을 효율적으로 사용하기 위해서 주요 업무마다 담당 부서, 담당 직원 정해두고 이를 업무분장에 기록하여 관리합니다.

 

하지만 창업한지 얼마 되지 않은 신생 기업이나 규모가 크지 않은 중소기업 등에서는 부서명만 나뉘어 있고, 그 안에서 실제 하는 업무들은 상황에 따라 총무팀에서 했다가 기획팀에서 하는 등 명확하게 어떤 부서의 누가 담당하는지 정해지지 않은 경우도 있는데요. 그러다 보니 담당 직원이 퇴사하거나, 새로운 업무가 생겨나면 누가 그 업무를 수행할 것인지를 두고 옥신각신 다투게 됩니다.

 

"이건 제 업무가 아닌데요", "예전에는 OO팀에서 했었는데요" 같은 말이 나오는 것도 업무분장으로 업무가 제대로 구분되지 않았기 때문인데요. 오늘은 예스폼과 함께 협업과 분업을 규정한 올바른 업무분장의 중요성과 업무분장표 양식을 함께 알아보도록 하겠습니다.

 

 

업무분장이란?

 

 

업무분장은 어떠한 업무를 체계적인 기준으로 분류하여 사람들에게 할당하는 것으로 조직 내의 인력 및 자원의 효과적 활용을 위하여 필요한 활동입니다. 영문으로는 흔히 R&R이라고 표현하는데요. 이는 Role & Responsibilities 의 약자로, 단위 업무의 역할과 책임을 정하는 것을 말합니다.

 

회사 전체에서는 크게 부서별로 업무분장을 나누고 각 팀별로 업무별, 직급별, 개인별 등 다양한 기준으로 업무를 할당하게 되는데요. 체계적인 업무분장을 통해 업무가 잘 분배되면, 각 직원은 본인의 역할에 집중하고 전담할 수 있게되며 이는 생산성 향상과 업무 효율 증대로 이어지게 됩니다.

 

 

업무분장의 필요성

 

 

"회사 규모가 그리 크지도 않은데, 그때 그때 상황에 맞게 업무를 처리하면 되는 거 아닌가?" 싶으신 분들을 위해 올바른 업무분장이 가져다주는 이점을 정리해 보았는데요. 업무분장을 통해 단순히 생산성 향상과 업무 효율이 증가하는 것 외에도 조직의 성과와 성장, 직원 만족도 및 동기부여, 인재확보 등 다양한 효과를 누릴 수가 있습니다.

 

 

1. 직원의 성장 기회 증가

체계적인 업무 분장은 직원들이 자신의 전문분야에 집중할 수 있게 함으로써 각 직원이 자신의 전문 분야에서 더욱 성장할 수 있는 기회를 제공합니다. 이는 업무의 시간 단축 및 퀄리티 상승 효과뿐만 아니라, 본인의 역량을 최대한 발휘하고 싶어 하는 인재들에게 큰 메리트로 작용하여 기존 직원들의 장기근속 및 신입직원 채용 등 인재 확보에 중요한 요소로 작용하여 기업의 지속적인 성장을 돕습니다.

2. 협업 강화

올바른 업무 분장은 서로 다른 전문 지식을 가진 직원들이 협업을 통해 문제를 해결하고 프로젝트를 성공적으로 완료하는 데 도움을 줍니다. 예를 들어 부서 간 협업이나 외부 업체와의 프로젝트에서 어떤 기능이 개발 가능한지, 이를 위해 필요한 것은 무엇인지 각 담당자들이 본인이 담당하고 있는 업무에 대한 의견을 공유하여 창의적인 문제 해결 방안을 발견할 수 있습니다.

 

3. 유연한 의사결정

체계적인 업무 분장은 조직이 빠르게 변화하는 시장 환경에 대응할 수 있는 유연성을 향상시킵니다. 어떠한 이슈사항이나 시장변화로 인해 대응방안이나 방향성을 결정해야 할 필요가 있을 때, 각 담당자들이 각 분야의 전문가로서 의사결정에 참고할만한 의견을 제시하고 이를 종합하여 더욱 빠르고 유연하게 시장 변화에 대처할 수 있게 됩니다.

 

4. 건강한 기업 문화 형성

업무가 체계적으로 분배되면 조직 내 각 부서와 직책의 역할이 명확해지면서, 불필요한 업무로 인한 직원들의 스트레스가 줄어들고 만족도가 향상됩니다. 흔히 말하는 일하기 좋은 환경이 구축되면서 직원들이 조직의 목표와 가치에 보다 적극적으로 참여하게 되고, 이를 지속적으로 유지하게 되면 건강한 조직 문화가 형성되어 결과적으로 기업이 안정적으로 발전하게 됩니다.

 

 

 

업무분장 시 주의사항

 

 

1. 목표와 역할 정의
업무분장을 작성할 때 가장 중요한 것은 목표와 역할을 명확히 정의하는 것입니다. 모든 팀원이 자신의 책임과 역할을 이해할 수 있도록 작성되어야 합니다. 이때 업무분장표를 위에서 일방적으로 통보하기 보다는 부서 간, 직원 간 의견을 조율하는 과정을 통해 작성해야 합니다. 모두가 인정할만한 공평한 업무분장이라는 것은 존재하지 않기 때문에 서로 협의를 진행하면서 누군가는 조금 더 많은 일을 하고 있고 누군가는 조금 적은 일을 하고 있다는 것을 인지하며 상호 존중 및 배려할 수 있는 여지를 만드는 것이죠.

2. 업무의 우선순위 고려
업무에는 덜 중요한 일과 반드시 행해져야 하는 더 중요한 일이 존재합니다. 행해지는 모든 일의 중요도가 같을 수 없는 것은 너무도 당연한 사실인데요. 그러므로 각 회사의 대표자는 업무에 대한 확고한 방향성과 뚜렷한 목표를 가지고 있어야 합니다. 우리 회사는 올해 어떠한 방향으로 나아가고 있는지, 어떠한 목표에 도달하기 위해 가고 있는지를 구체적으로 그릴 수 있어야 하며 직원들에게 말로 잘 설명할 수 있어야 하는데요. 이러한 목표와 방향이 뒷받침되어야만 정확한 업무 지시가 가능하고, 직원들 스스로도 헷갈리지 않은 채 한 가지 길로 나아가 보다 효율적인 업무처리가 가능하게 될 수 있기 때문입니다.

3. 상호간 협력 고려
업무분장을 작성할 때는 팀원들 간의 상호 협력이 필요한 경우를 고려해야 합니다. 업무가 1개의 부서에서 시작하여 종결되는 경우는 거의 없기 때문인데요. 새로운 프로젝트를 진행한다고 가정하였을 때, 각 업무가 서로 어떻게 연결되는지 이해하고 효율적인 협력이 가능하도록 역할을 배분해야 합니다.

4. 유연성 고려
회사의 사업이 확장되면서 업무분장표에서 정의하지 않았던 새로운 프로젝트를 시작하게 된다던가, 외부 업체와의 제휴로 새로운 업무가 추가되는 등 업무분장을 작성한 이후에 예상치 못한 상황이 발생할 수 있으므로 업무분장 시에는 역할과 책임에 대한 유연성을 고려해야 합니다. 현재 상황에만 초점을 맞추고 너무 자세하게 직무분석을 하고 업무분장하게 되면, 나중에 추가된 업무에 대해 본인이 일이 아니라고 서로 떠미는 상황이 발생할 수도 있기 때문입니다.

 

5. 명확하고 간결하게 작성
위와 같은 사항을 모두 반영하다 보면 업무분장이 너무 광범위해지고 경계가 모호해질 수도 있는데요. 그렇게 되면 업무분장을 기껏 작성한 이유가 없어지고 결국에 시간이 지나게 되면 예전처럼 상황에 맞춰서 담당자가 바뀌는 상황이 발생하게 됩니다. 따라서 업무분장 작성 시에는 각 업무의 목적, 책임, 담당자 등을 명확하고 간결하게 작성해고 불필요한 정보는 제외하여 팀원들이 쉽게 이해할 수 있도록 해야 합니다.

 

6. 작성된 업무분장 준수

업무분장이 정해졌다면 이를 최대한 준수해야 합니다. 기껏 업무분장을 했는데 사장님이 급하게 요청하셨다던지, 예전에 이런 방식으로 처리했다던지, 새로운 담당자가 불편하다던지 하는 이유로 업무 분장을 무시하게 되면 안 좋은 선례가 쌓여 결국 업무분장이 유명무실해질 수 있기 때문입니다. 그렇게 되면 업무분장이 지켜졌을 때의 장점이 모두 사라지고 역으로 기업 운영이 더욱 삐걱거리게 될 수 있습니다.

 

 

부서별 업무분장표

 

 

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경리부 업무분장표	생산부 업무분장표	기획실 업무분장표

 

 

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업무분장표 양식

 

 

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업무분장표 양식 서식.샘플 문서자료

 

 

이번 포스팅에서는 올바른 업무분장표의 중요성과 작성방법에 대해서 알아보았습니다. 오늘 소개해드린 업무분장표 양식을 활용하셔서 조직 내의 역할과 책임을 체계적으로 정리하고 업무 효율과 생산성을 향상시켜 보시기 바랍니다.

 

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